Collecte de renseignements personnels en contexte de recrutement au Québec

La collecte de renseignements personnels dans le cadre du recrutement est une étape importante pour les employeurs souhaitant évaluer le profil et les compétences des candidats. Toutefois, cette pratique est encadrée par les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») et de la Charte des droits et libertés de la personne (la « Charte »). La Commission de l’accès à l’information du Québec (la « CAI ») a récemment publié des lignes directrices sur le sujet qui contiennent des renseignements utiles concernant la position prise par la CAI.

Selon la CAI, le critère de nécessité est fondamental à la collecte de tout renseignement personnel et son évaluation doit être faite avant la collecte.

La CAI rappelle qu’à son avis, l’aspect pratique ou l’économie de temps ou d’argent ne constitue pas une justification valable dans l’évaluation du critère de nécessité. La satisfaction de ce critère s’évalue par rapport à la finalité de la collecte et à sa proportionnalité. La CAI considère qu’une collecte sera nécessaire si les conditions suivantes sont remplies :

• L’objectif poursuivi est légitime, important et réel;
• L’atteinte à la vie privée est proportionnelle à cet objectif, ce qui signifie que : 
  • La collecte des renseignements est rationnellement liée aux objectifs;
  • L’atteinte au droit à la vie privée est minimisée. Autrement dit, il n’existe pas d’autres moyens d’atteindre les mêmes objectifs d’une façon qui porte moins atteinte à la vie privée;
  • La collecte, l’utilisation ou la communication du renseignement est nettement plus utile à l’entreprise que préjudiciable à la personne concernée.

Selon les lignes directrices, l’employeur qui retient les services d’une agence de placement pour le recrutement de candidats demeure responsable des renseignements personnels recueillis par l’agence. Toutefois, la position de la CAI quant à l’étendue exacte de cette responsabilité demeure ambigüe, en particulier sur la question de savoir si celle-ci se limite aux renseignements effectivement transmis par l’agence à l’employeur ou si elle englobe également l’ensemble des renseignements personnels traités par l’agence dans le cadre de son mandat.

Quoi et quand collecter

Les lignes directrices fournissent également des renseignements quant aux différentes étapes du processus de recrutement.

1. Les candidatures

À l’étape du dépôt des candidatures, les lignes directrices indiquent que l’employeur peut demander certains renseignements pour choisir un candidat qui correspond à l’offre d’emploi. Ces renseignements peuvent se retrouver dans un curriculum vitae ou dans un formulaire fourni par l’employeur. Par exemple :

• Prénom et nom
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel
• Parcours académique
• Expériences professionnelles 
• Compétences
• Intérêts

Les renseignements demandés doivent toujours être justifiés par le critère de nécessité et varieront selon les particularités du poste. Dès le début du processus de recrutement, un candidat doit être mis au courant de l’utilisation de l’intelligence artificielle pour traiter les renseignements qui seront collectés, si l’employeur utilise ce type d’outil.

La CAI note qu’à cette étape, les références du candidat ne doivent pas être demandées.

2. Évaluation des candidatures

La CAI a élaboré, dans le cadre des lignes directrices, certaines recommandations à suivre pour l’évaluation des candidatures :

• Entrevue – Lors de l’entrevue, l’employeur peut exiger une carte d’identité afin de bien identifier le candidat. L’employeur ne devrait pas, à ce stade, faire une photocopie de la pièce ou noter les informations qui y sont inscrites.
• Discrimination – La Charte interdit à l’employeur de poser des questions relatives à un motif interdit de discrimination (âge, genre, religion, origine ethnique, orientation sexuelle, etc.). Une telle question sera permise si elle concerne une exigence légale ou encore si l’employeur est un organisme à but non lucratif avec une mission spécifique. 
• Tests psychométriques et psychologiques – Ces tests ne doivent évaluer que les aptitudes directement liées au poste.

3. Vérification des compétences et références

À cette étape, les lignes directrices fournissent d’autres indications quant à la vérification des compétences d’un candidat.

• Références – À la suite des entrevues, l’employeur peut désirer confirmer les compétences d’un candidat, par exemple en contactant des références ou en consultant un document ou un dossier externe. L’employeur devrait obtenir le consentement écrit du candidat avant une telle vérification.
• Réseaux sociaux – Quant à la vérification des réseaux sociaux d’un candidat, la CAI recommande aux employeurs de s’abstenir de les consulter, puisque cela constitue généralement une intrusion injustifiée dans la vie privée, compte tenu de la finalité du processus d’embauche. Une telle consultation risque également de permettre à l’employeur de prendre connaissance de certaines caractéristiques du candidat pouvant constituer des motifs de discrimination interdits par la Charte. Les lignes directrices indiquent qu’il est recommandé de s’en tenir aux profils professionnels du candidat.
• Renseignements médicaux – La collecte de renseignements médicaux, si nécessaire, doit se faire avec le consentement du candidat, par questionnaire, dossiers médicaux ou tests. Elle ne doit pas être intrusive, systématique ou inutilement large. Les questions doivent être liées aux aptitudes requises pour le poste et ne pas porter sur des aspects privés non pertinents, comme les antécédents médicaux, les consultations ou les limitations fonctionnelles, sauf si cela concerne les capacités nécessaires pour l’emploi.
• Vérification des antécédents judiciaires – La vérification des antécédents judiciaires doit être liée à une exigence spécifique du poste à pourvoir, et seules les informations nécessaires peuvent être recueillies.

Les lignes directrices permettent donc de mieux comprendre la position de la CAI quant à la collecte de renseignements personnels dans le cadre du recrutement d’employés et confirment que la CAI considère qu’une telle collecte doit être menée par les employeurs avec précaution et dans le respect de la Loi et de la Charte. 

Pour en savoir davantage, communiquez avec l’une des auteures du présent bulletin ou un autre membre de notre groupe Travail et emploi.