Conformité et difficultés : un point de vue avisé sur la conduite des affaires avec le gouvernement

Nathan : Bonjour, je m’appelle Nathan Kanter.

Jordan : Et je m’appelle Jordan Virtue. Bienvenue à cet épisode du balado Volume d’affaires de Blakes.

Nathan : Jordan, nous entendons souvent parler dans les médias du fait que les sociétés doivent respecter des règles gouvernementales en matière de lobbying, ainsi que des codes de conduite, entre autres choses. Elles peuvent par ailleurs faire l’objet d’enquêtes si elles ne se conforment pas à la loi et elles s’exposent à un risque élevé de diffamation.

Jordan : C’est vrai, Nathan. Il est important que les entreprises soient préparées et qu’elles aient une stratégie bien réfléchie pour éviter une situation de crise.

Nathan : En effet. Alexis Levine et Iris Fischer, tous deux des avocats de Blakes, ont plusieurs années d’expérience en matière de prestation de conseils sur des questions de crise et de conformité dans le secteur public. Aujourd’hui, ils nous proposent une incursion dans leur réalité quotidienne en nous expliquant comment ils aident les clients à gérer les situations de crise. Ils nous donneront également quelques conseils éprouvés sur les façons de faire affaire avec le gouvernement.

[musique]

Jordan : Alexis, comment, par exemple, pouvez-vous aider vos clients en ce qui a trait aux questions de crise et de conformité dans le secteur public?

Alexis : Dans l’ensemble, notre groupe porte trois principaux chapeaux.

Le premier serait celui de conseiller sur des questions de conformité. On peut penser à un client qui est sur le point de communiquer avec le gouvernement, mais qui n’est pas certain des règles qu’il doit suivre. Quelles sont les règles en matière de lobbying, les règles en matière de conflit d’intérêts, ou encore les règles régissant les affaires avec le gouvernement ou l’accès à l’information? Avant que le client communique avec le gouvernement, nous sommes en mesure de le conseiller à l’égard de ces questions.

Le deuxième serait celui de plaideur en cas de crise. On pense alors à un client qui doit interagir avec un organe exécutif ou législatif du gouvernement. Il a reçu un appel ou une lettre d’un organisme de réglementation ou d’un comité, ou encore il doit se conformer à une loi, mais il n’est pas certain des mesures à prendre, et il doit gérer la situation de crise ou l’enquête en cours. Nous pouvons alors mettre sur pied une équipe qui accompagnera le client dans ces enquêtes ou ces procédures. Il pourrait s’agir de questions soulevées par une commission d’enquête, un commissaire au lobbying ou un commissaire à l’éthique, ou même d’une question plus discrète.

Enfin, le dernier serait celui de conseiller en cas de crise. Cette fois, il pourrait s’agir d’une situation dans laquelle un gouvernement au Canada a rendu une décision qui a d’importantes répercussions sur l’entreprise ou le secteur du client. Le besoin du client surpasse les questions de lobbying. Il a besoin d’une stratégie juridique intégrée, complexe et élaborée en matière de relations avec le gouvernement et de relations publiques pour régler cette situation qui aura une incidence considérable sur son entreprise. Comment doit-il s’y prendre? Le rôle de notre groupe consiste entre autres à aider nos clients avec ces types de questions.

Nathan : Iris, je sais qu’une grande partie du travail que tu effectues dans ce domaine est de nature hautement confidentielle. Peux-tu quand même nous donner des exemples du genre de mandats auquel tu participes?

Iris : Tu as raison, Nathan. Souvent, notre travail est de nature très discrète. Je vais donc simplement te donner un aperçu très général du type de travail que nous effectuons.

Tout d’abord, je tiens à souligner que notre équipe est multidisciplinaire, et que des spécialistes de la réglementation et de la conformité travaillent aux côtés de personnes comme moi qui se spécialisent dans les enquêtes, la diffamation, les litiges et les interventions en cas de crise. Comme Alexis l’a mentionné, nous conseillons notamment des clients sur les questions juridiques qui se posent lorsqu’ils interagissent avec le gouvernement. Il peut s’agir de questions liées au lobbying, à la conformité et à l’enregistrement, de réponses à fournir à des demandes d’accès à l’information, ou de la conformité aux lois relatives aux marchés publics.

Par ailleurs, nous traitons régulièrement des questions très médiatisées et comportant des enjeux importants. Par exemple, les réponses à fournir aux enquêtes de commissaires à l’éthique, de commissaires au lobbying, des commissaires au financement électoral à tous les paliers gouvernementaux. Nous avons agi pour le compte d’anciens et d’actuels titulaires de charge publique de rang supérieur ainsi que de sociétés de premier plan.

Nous nous présentons également devant des comités parlementaires pour le compte de clients qui sont invités à comparaître devant de tels comités ou qui font l’objet d’études menées par ces derniers. Les règles des comités parlementaires sont très différentes des règles d’un processus juridique comme une audience devant un tribunal ou même une enquête réglementaire.

Nous traitons aussi les questions de diffamation ou d’atteinte à la réputation qui peuvent être soulevées dans le cadre d’un large éventail de questions publiques.

Il ne s’agit que de quelques exemples, mais il y en a bien d’autres. Ce sont toutes des situations intenses, et elles comportent habituellement des enjeux de taille pour les organisations concernées.

Jordan : Iris, Alexis, qu’arrive-t-il lorsqu’un client se trouve en situation de crise? Comment travaillez-vous avec ce client pour obtenir le meilleur résultat possible? Alexis, commençons avec toi.

Alexis : Chaque situation de crise est différente, mais certains principes constituent pour nous des règles de base. La première règle consiste à éliminer les cloisons. Donc, habituellement, nous souhaitons communiquer régulièrement avec les décideurs, les conseillers en matière de relations avec le gouvernement, y compris les conseillers en relations publiques, et, évidemment, les conseillers juridiques, et nous prenons certaines décisions sur ce qui va suivre.

L’autre règle de base consiste à intégrer l’ensemble des conseils que nous recevons avec les conseils d’ordre juridique. C’est une question de secret professionnel. C’est généralement Blakes qui retient les services des conseillers en relations gouvernementales et en relations publiques. Nous travaillons avec eux à l’élaboration d’une stratégie intégrée de gestion de crises. La stratégie comportera probablement un volet lié aux relations avec le gouvernement, et possiblement un autre lié aux relations publiques; mais elle traitera essentiellement de tous les aspects juridiques.

Nous ferons sans doute appel à nos experts en droit des valeurs mobilières pour nous assurer que les considérations relatives à la communication de l’information ont été prises en compte. Si la situation risque de toucher des employés, nous communiquerons avec nos collègues du groupe Travail et emploi. S’il faut discuter avec des concurrents, nous allons également parler à des membres du groupe Concurrence. Si la situation risque d’avoir une incidence sur l’entreprise, nous allons nous assurer de discuter avec des avocats du secteur bancaire.

Ces différents volets sont parfois négligés dans l’élaboration d’une stratégie de gestion de crise qui serait axée sur les communications.

Jordan : Iris, quelle est ton approche?

Iris : En fait, Jordan, une fois que nous avons mis en place la structure dont Alexis vient de nous parler, nous réfléchissons à ce qu’il faut faire pour bien comprendre les faits. Nous tirons souvent parti de notre expérience en matière d’enquêtes internes pour recueillir certains documents et les examiner. Nous ne rencontrons pas tout le monde, mais nous utilisons nos ressources et nos données pour identifier les personnes qui vont vraiment être en mesure de mettre le doigt sur le problème. Nous parlons souvent à des employés ou à d’autres intervenants.

Parfois, le problème remonte à des années, et il est important d’établir les faits afin d’aider le client en élaborant la meilleure stratégie possible. Souvent, nous mettons à profit l’esprit créatif que nous développons en tant que plaideurs. Y a-t-il une conduite gouvernementale sujette à examen? Existe-t-il un genre de dossier constitutionnel inventif?

Et finalement, nous examinons la situation du point de vue des médias. Chez Blakes, nous avons une pratique de premier plan à ce chapitre. Nous ne nous en tenons donc pas uniquement aux aspects juridiques d’une situation, nous veillons également à l’envisager du point de vue de la salle de presse. Dans cette optique, nous pouvons également faire appel à des spécialistes des relations publiques ou d’autres domaines afin de procurer aux clients une véritable vision 360 de la situation et de la stratégie à adopter.

Nathan : La dernière question s’adresse également à vous deux. Alexis, que devrions-nous savoir avant de faire affaire avec le gouvernement?

Alexis : Les gens doivent avant tout se rappeler à quel point faire affaire avec le gouvernement est différent de traiter avec le secteur privé. On pourrait penser qu’il s’agira simplement de prendre le téléphone et d’appeler la personne qui occupe le même poste dans le secteur public que celle avec laquelle on communiquerait dans le secteur privé. On pourrait, par exemple, simplement téléphoner à notre client, mais on ne peut pas faire ça avec le gouvernement! Je pourrais très bien aller déjeuner avec un de mes clients du secteur privé. Je n’aurai pas à me soucier de savoir si ce client a les autorisations de sécurité nécessaires, par exemple. Lorsque vous traitez avec le gouvernement, il y a une foule de règles à respecter, notamment en matière de lobbying, d’approvisionnement, d’autorisations de sécurité ou d’autres préoccupations dont Iris va vous parler et auxquelles vous devez réfléchir et faire attention.

Se conformer aux règles en matière de lobbying est un gros morceau en soi. Il existe au Canada des lois sur le lobbying qui régissent un large éventail de communications avec le gouvernement. Lorsque vous interagissez avec le gouvernement, l’une des premières questions que vous devriez vous poser est de savoir si vous avez besoin d’enregistrer la communication. Doit-elle être signalée dans le registre public? Si vous ne connaissez pas la réponse à cette question, sachez que la réponse est souvent « oui », et vous devriez en parler à l’un de nos responsables de la conformité pour vous assurer que nous vous préparerons à cette fin.

Nathan : Iris, qu’ajouteriez-vous à ces propos?

Iris : Merci, Nathan. Je crois que j’ajouterais simplement quelques exemples à ce qu’Alexis vient d’expliquer.

L’un d’eux est qu’il est très important en ce qui concerne le gouvernement de porter une attention particulière aux courriels et aux documents. De manière générale, dites-vous qu’ils doivent être déclarés. Les lois sur l’accès à l’information ratissent large, surtout lorsqu’il s’agit de marchés publics. Cela dit, les courriels d’une organisation, même ceux échangés avec le gouvernement, peuvent devenir publics de bien des façons.

Une autre différence lorsqu’il s’agit du gouvernement concerne les cadeaux et les marques d’hospitalité. Les articles nominaux, comme une tasse ou un café, sont acceptables, mais des restrictions s’appliquent en vertu du droit criminel canadien et de divers codes de conduite pour ce qui est d’offrir des choses à un agent public.

Il est donc certainement pertinent de solliciter des conseils à cet égard, et d’envisager d’adopter une politique interne ou encore d’y consacrer une section du code de conduite de votre organisation. Et il n’existe pas de solution universelle. Nous travaillons de concert avec les clients pour élaborer une politique adaptée à leur organisation, en veillant entre autres à ne pas rendre celle-ci inutilement complexe.

[musique]

Nathan : Alexis et Iris, merci de vous être joints à nous aujourd’hui. Nos auditeurs bénéficieront sans doute de vos connaissances dans ce domaine.

Jordan : En effet. J’invite les auditeurs qui souhaitent en savoir davantage sur ce sujet et notre balado à visiter notre site Web, blakes.com.

Nathan : D’ici la prochaine fois, prenez soin de vous.