Notre équipe Blakes Ventures comprend que l’efficacité et la gestion des coûts sont des facteurs importants pour nos clients du secteur du capital de risque, ainsi que pour nos clients qui sont des sociétés émergentes. C’est pourquoi elle a collaboré étroitement avec notre équipe Innovation afin de créer, pour un client, une solution qui automatise la production sur mesure de divers types de documents –sommaires des modalités, lettres d’accompagnement et demandes de vérification diligente – utilisés couramment par ce client dans le cadre de ses investissements.
L’équipe Innovation a hébergé cette solution sur un site HighQ, permettant ainsi au client de bénéficier d’un accès centralisé et rapide à ses documents et aux analyses de données. Ce site génère automatiquement des résumés d’opérations, héberge les documents produits par le système et crée des représentations visuelles de données à partir des renseignements fournis pour chaque investissement.
Défi
Un fonds de capital de risque qui est un client de Blakes Ventures souhaitait trouver un moyen plus efficace de préparer des sommaires des modalités, des lettres d’accompagnement et des demandes de vérification diligente. Pour de tels types de documents hautement standardisés, la préparation manuelle de chaque document en interne se révélait inutilement chronophage.
Ce client souhaitait aussi trouver une meilleure façon de colliger et d’analyser les données relatives aux opérations en prévision des réunions de son conseil d’administration. Dans le passé, pour préparer ces réunions, énormément de temps devait être consacré à analyser des documents existants et à colliger des données à des fins de présentations.
Solution
Nos clients du secteur du capital de risque et nos clients émergents ont les mêmes attentes envers nous qu’ils ont envers les sociétés technologiques à forte croissance – tirer parti de la technologie et de l’amélioration des processus pour parfaire nos produits et services. Notre approche créative dans le cadre de ce mandat témoigne de notre engagement à faire appel aux esprits juridiques les plus brillants et aux technologies de pointe pour relever chaque défi.
Marko Trivun, associé
Marko Trivun, associé de Blakes, a collaboré avec l’équipe Innovation pour encoder les précédents du client, à savoir ses sommaires des modalités, ses lettres d’accompagnement et ses formulaires de vérification diligente existants, au moyen de Contract Express, un logiciel d’automatisation de rédaction de documents. Grâce à cet encodage, le client et les membres de l’équipe Blakes Ventures peuvent ainsi générer une première ébauche des documents souhaités en répondant à un questionnaire personnalisé, lequel est hébergé dans un portail client créé avec HighQ.
Les données tirées du questionnaire, ainsi que toutes autres données relatives aux investissements pouvant être ajoutées ultérieurement au système, alimentent automatiquement les résumés d’opérations sur le site HighQ du client. Ces données peuvent faire l’objet de recherches, ainsi qu’être filtrées et exportées. De plus, à partir de ces données, le site crée automatiquement des représentations graphiques qui permettent de suivre l’évolution des investissements du client au fil du temps.
Résultats
En utilisant un logiciel d’automatisation de rédaction de documents pour produire les premières ébauches de sommaires des modalités, de lettres d’accompagnement et de demandes de vérification diligente, le client a été en mesure d’améliorer et de faciliter son processus de production de documents, ainsi que de bénéficier de la standardisation élevée de ces documents, laquelle a été approuvée par l’équipe de Blakes Ventures.
Grâce à l’intégration automatique des données aux résumés d’opérations, le tout étant hébergé dans un portail client centralisé, le client n’a plus à se soucier de colliger et d’analyser ces données de façon ponctuelle. Non seulement peut-il accéder facilement à un répertoire contenant l’ensemble des documents et des données relatifs à ses investissements, mais il peut aussi suivre et visualiser les tendances qui s’y rapportent.
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