Comment Blakes a transformé la gestion des contrats commerciaux pour une grande banque grâce à un portail sur mesure et à l’automatisation des processus

En s’appuyant sur sa relation de longue date avec ce client, sa connaissance approfondie des activités de ce dernier, et sa maîtrise du contexte réglementaire, Bonny Murray, associée de Blakes, a collaboré avec notre équipe Innovation à la refonte du processus de gestion des contrats du secteur d’activité concerné, en conjuguant les technologies juridiques et un nouveau modèle de prestation de services.

Au cœur de cet effort figurait un portail collaboratif conçu sur mesure par Blakes au moyen de logiciels infonuagiques.

À la suite d’entretiens avec des personnes clés de la banque, notre équipe a mis au point un processus de travail amélioré qui élimine certaines étapes superflues de la communication. Elle a également mis sur pied un système d’ouverture de demande qui permet aux membres de l’équipe des ventes du client de lancer le processus de traitement d’un contrat au moyen d’un simple formulaire en ligne.

Du côté de Blakes, un processus de travail automatisé achemine les nouveaux dossiers aux avocats membres de l’équipe deSource, notre fournisseur interne de services intégrés. Formés et supervisés par Bonny Murray, les membres de cette équipe peuvent passer en revue et traiter les demandes courantes concernant de nouveaux contrats, ainsi que des contrats à renouveler et à modifier, et ce, avec le même niveau d’excellence que celui dont bénéficient tous les clients de Blakes, mais selon un modèle plus efficient et économique.

Des mécanismes de vérification sont intégrés au système aux fins du contrôle de la qualité et de l’exactitude d’un dossier, pour repérer tout problème possible avant qu’une ébauche ne soit produite. Un système automatisé envoie des notifications aux intervenants concernés chaque fois qu’une étape importante est franchie ou qu’un dossier change de mains, ce qui permet aux intervenants d’être au courant du traitement d’une demande à chaque étape du processus.

De plus, toutes les communications ayant trait à un contrat particulier sont conservées dans un répertoire centralisé, plutôt que d’être éparpillées parmi les boîtes aux lettres individuelles de chaque membre de l’équipe. Ce répertoire peut être consulté, et des recherches peuvent y être effectuées, à des fins de suivi éventuel.

Un tableau de bord numérique convivial permet au conseiller juridique interne et à la haute direction de la banque d’avoir un aperçu du travail en cours, y compris le nombre de nouveaux contrats, de contrats en voie d’approbation aux diverses étapes du processus, et de contrats conclus.