Harcèlement et violence au travail : rappel des nouvelles obligations pour les employeurs sous réglementation fédérale

Depuis le 1^er janvier dernier, les employeurs sous réglementation fédérale doivent se conformer à de nouvelles obligations en matière de prévention du harcèlement et de la violence dans le milieu de travail. Celles-ci découlent des modifications apportées au Code canadien du travail (le « Code ») par le projet de loi C-65, ainsi que du nouveau Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (le « Règlement »), qui a remplacé, notamment, la partie XX du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail.

SURVOL DES NOUVELLES OBLIGATIONS

Vous trouverez ci-après un résumé des nouvelles obligations auxquelles les employeurs sous réglementation fédérale doivent se conformer.

1. Mesures de prévention et protection

En vertu des nouvelles dispositions du Code, les employeurs doivent prendre des mesures internes pour prévenir et réprimer le harcèlement et la violence dans le lieu de travail, donner suite aux incidents de harcèlement et de violence et offrir du soutien aux employés concernés. Ces mesures de prévention sont précisées dans le Règlement et résumées ci-après.

Évaluation du lieu de travail

L’employeur doit effectuer, conjointement avec le comité d’orientation ou, à défaut, le comité local ou le représentant (appelé le « partenaire concerné » dans le Règlement), une évaluation du lieu de travail. Pour ce faire, il doit recenser les facteurs de risque internes et externes du lieu de travail qui pourraient contribuer à des comportements de harcèlement et de violence dans le lieu de travail, en tenant compte, notamment, de la culture, des conditions d’emploi, de la structure organisationnelle et de la conception physique du lieu de travail, ainsi que des rapports, registres et autres données en lien avec le harcèlement et la violence dans le lieu de travail.
 
Une fois le recensement des risques terminé, l’employeur dispose d’un délai de 6 mois pour élaborer et mettre en œuvre, conjointement avec le partenaire concerné, des mesures de prévention permettant, autant que possible, soit d’atténuer le risque de harcèlement et de violence dans le lieu de travail, soit d’éviter de créer ou d’augmenter ce risque.
 
L’évaluation du lieu de travail doit être faite par une personne ayant les compétences requises en raison de sa formation, de son éducation ou de son expérience.
 
L’employeur doit réexaminer l’évaluation du lieu de travail tous les 3 ans et, au besoin, la mettre à jour.

Politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail

L’employeur doit élaborer, conjointement avec le partenaire concerné, une politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Différents éléments devront être inclus expressément dans cette politique, dont un résumé de la formation qui sera donnée en lien avec le harcèlement et la violence, un résumé du processus de règlement, une description des mesures prises par l’employeur pour protéger la vie privée des personnes impliquées dans un incident, les mesures d’urgence devant être mises en œuvre lorsqu’un incident pose un danger immédiat pour la santé et la sécurité d’un employé, ainsi que les mesures de soutien offertes aux employés.
 
La politique, de même que la formation qui l’accompagne, devra être mise à jour au moins tous les 3 ans. De plus, la formation devra être adaptée pour tenir compte de tout autre changement à un élément de la politique.

2. Formation du personnel en prévention du harcèlement et de la violence

Aux termes des nouvelles dispositions du Code, les employeurs doivent s’assurer que tous les employés, en particulier ceux qui exercent des fonctions de direction ou de gestion, reçoivent une formation sur la prévention du harcèlement et de la violence et soient informés de leurs droits et obligations en la matière. De même, les employeurs doivent veiller à ce que la personne désignée pour recevoir des plaintes liées aux incidents de harcèlement et de violence (appelée le « destinataire désigné » dans le Règlement) possède des connaissances, une formation et de l’expérience pertinente dans le domaine du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail et que cette personne connaisse les textes législatifs applicables.
 
À cet effet, le Règlement précise que l’employeur devra, conjointement avec le partenaire concerné, élaborer ou sélectionner la formation sur le harcèlement et la violence dans le lieu de travail qui doit être donnée aux employés, à l’employeur et au destinataire désigné.
 
Cette formation doit être dispensée aux employés dans les 3 mois suivant la date du début de l’emploi ou, pour un employé dont l’emploi a commencé avant le 1^er janvier 2021, avant le 31 décembre de cette année. Par la suite, la formation doit être renouvelée tous les trois 3 ans ou avant, en cas de mise à jour de la formation ou de l’affectation de l’employé à un nouveau rôle impliquant des risques accrus ou particuliers de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail.

3. Enquête, enregistrement et signalement des incidents de harcèlement et de violence

En vertu des nouvelles dispositions du Code, les employeurs doivent enquêter sur tous les incidents de harcèlement et de violence dont ils ont connaissance, et les enregistrer et les signaler, et ce, conformément aux dispositions du Règlement.
 
Le processus de règlement d’un incident de harcèlement ou de violence dans le lieu de travail est strictement encadré par le Règlement et comprend les étapes suivantes.

Avis d’incident

L’avis d’incident peut être adressé soit à l’employeur, soit au destinataire désigné; il doit être donné au destinataire désigné lorsque l’employeur est partie à l’incident. L’avis peut être émis soit par la partie plaignante (appelée la « partie principale » dans le Règlement), soit par un témoin, et ce, oralement ou par écrit. Lorsqu’il s’agit d’un avis donné par un témoin, il peut être donné de façon anonyme. L’avis doit contenir le nom de la partie principale et de la partie présumée responsable de l’incident (appelée la « partie intimée » dans le Règlement) ainsi que la date et une description détaillée de l’incident.

Réponse à l’avis

L’employeur (ou le destinataire désigné) doit communiquer avec la partie principale dans les 7 jours suivant la date à laquelle l’avis d’incident a été donné pour l’informer, notamment, de la réception d’un avis, des étapes du processus de règlement ainsi que de sa possibilité d’être représentée dans le cadre de ce processus.
 
Si l’avis d’incident est donné par un témoin de façon non anonyme, l’employeur (ou le destinataire désigné) doit communiquer dans le même délai avec ce témoin afin de confirmer la réception de l’avis.
 
Lorsque l’employeur (ou le destinataire désigné) communique avec la partie intimée, il lui donne la même information que celle donnée à la partie principale.

Conciliation

Le Règlement met l’accent sur la conciliation et démontre une intention claire du législateur de favoriser le règlement rapide et la discussion comme mode de résolution des plaintes de harcèlement et de violence au travail. À cet effet, le Règlement précise que l’employeur (ou le destinataire désigné) et les parties impliquées dans l’avis font tous des efforts raisonnables pour régler l’incident. Ces efforts doivent commencer au plus tard 45 jours après la date à laquelle l’avis est donné.
 
Au titre de ces « efforts raisonnables », l’employeur (ou le destinataire désigné) doit procéder à un examen pour décider si l’avis d’incident décrit un acte, un comportement ou un propos qui remplit les caractéristiques de la nouvelle définition de « harcèlement et violence » contenue dans le Code. Si l’employeur (ou le destinataire désigné) et la partie principale en viennent conjointement à la conclusion que l’incident décrit dans l’avis ne constitue pas un incident de harcèlement et violence au sens du Code, la plainte est considérée comme étant réglée.
 
La partie principale et la partie intimée peuvent aussi tenter de régler l’incident par la voie d’une conciliation, s’ils y consentent et choisissent une personne pour faciliter cette conciliation.

Enquête

En l’absence de règlement de la plainte, l’employeur devra mener une enquête lorsque la partie principale en fait la demande. Plusieurs modalités sont précisées dans le Règlement et doivent être respectées pour que l’enquête soit conforme.
 
Après avoir averti les parties impliquées de la tenue d’une enquête, un enquêteur doit être désigné.
 
En ce qui a trait au choix de l’enquêteur, le Règlement stipule que lorsque l’employeur et le partenaire concerné ont élaboré ou sélectionné conjointement une liste de personnes qui pourraient agir comme enquêteur, l’employeur choisit une personne parmi cette liste pour agir aux fins de l’enquête. À défaut d’une telle liste, l’enquêteur sera la personne choisie par l’employeur (ou le destinataire désigné), la personne principale ainsi que la personne intimée. À défaut d’entente dans un délai de 60 jours suivant le dépôt de l’avis, l’enquêteur sera sélectionné parmi les personnes que le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail a désignées comme ayant les connaissances, la formation et l’expérience requises.
 
L’enquête doit se conclure par le dépôt d’un rapport qui doit contenir une description générale de l’incident, les conclusions de l’enquêteur ainsi que ses recommandations pour éliminer ou réduire au minimum le risque d’un incident similaire. Une copie du rapport doit être remise aux parties impliquées, au comité local ou au représentant, ainsi que, le cas échéant, au destinataire désigné. Le rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l’identité des personnes impliquées dans l’incident.
 
Le processus de règlement ne sera considéré comme mené à terme que lorsque l’employeur aura mis en œuvre les recommandations émises par l’enquêteur dans son rapport et choisies conjointement avec le comité local ou le représentant.
 
Pour ce qui est du délai, l’employeur doit veiller à ce que le processus de règlement soit mené à terme dans l’année suivant la date à laquelle l’avis d’incident a été donné. Lorsqu’une des deux parties est absente temporairement du travail pour une période de plus de 90 jours consécutifs après la date du dépôt de l’avis, le processus de règlement doit être mené à terme au plus tard dans les 6 mois suivant la date de son retour au travail.

Registres et rapports

L’employeur devra préparer, au plus tard le 1^er mars de chaque année, un rapport annuel adressé au ministre du Travail concernant les plaintes en matière de harcèlement et de violence dans le lieu de travail. En outre, lorsqu’un incident mène au décès d’un employé, un rapport doit être soumis dans les 24 heures suivant le moment où l’employeur prend connaissance du décès. Les éléments devant être indiqués dans ces rapports sont énumérés dans le Règlement. 
 
Enfin, l’employeur doit tenir un registre des avis d’incident donnés et conserver celui-ci, ainsi que les rapports d’enquête et les rapports susvisés pendant une durée de 10 ans.

4. Extension des obligations des employeurs à l’égard des anciens employés

Autre point important à savoir : les obligations des employeurs relatives à un incident de harcèlement et de violence dans le lieu de travail décrites ci-dessus s’appliquent également aux anciens employés, si l’incident est porté à la connaissance de l’employeur dans les 3 mois qui suivent le jour où l’ancien employé cesse d’être à l’emploi de l’employeur.

CONSEILS PRATIQUES

Les employeurs assujettis à la réglementation fédérale devraient passer en revue leurs politiques et pratiques concernant la prévention du harcèlement et de la violence sur le lieu de travail afin de veiller à ce que celles-ci soient conformes aux nouvelles dispositions du Code et du Règlement. Les employeurs doivent aussi s’assurer d’être en mesure de fournir la formation requise à leurs employés et gestionnaires.
 
Pour en savoir davantage, communiquez avec :

Natalie Bussière                                           514-982-4080

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