Le gouvernement fédéral publie un nouveau guide destiné aux gestionnaires pour l’approvisionnement en services professionnels

Le 5 octobre 2023, le Conseil du Trésor du Canada a publié de nouvelles lignes directrices relativement à l’approvisionnement en services professionnels contractuels et à l’utilisation de tels services, y compris les services-conseils en gestion, par le gouvernement fédéral canadien. Cette mise à jour des lignes directrices fait suite à la controverse récente concernant le montant élevé des dépenses totales en matière d’impartition, ainsi qu’à la réduction proposée de 15 % des dépenses relatives à de tels services dans le Budget 2023.

Ces nouvelles lignes directrices sont présentées dans la publication intitulée Guide du gestionnaire : principales considérations pour l’approvisionnement en services professionnels (le « Guide »). Destiné aux gestionnaires qui songent à avoir recours à des services professionnels externes pour atteindre des objectifs opérationnels, le Guide se veut un outil additionnel pour les aider aux fins suivantes :

1. décider s’il y a lieu d’externaliser des services professionnels;

2. le cas échéant, structurer l’approvisionnement de ces services et gérer le contrat y afférent.

Le Guide aura pour effet d’établir un régime un peu plus strict pour ce qui est du recours à des services professionnels et à des services-conseils externes par le gouvernement fédéral. Les entreprises qui fournissent de tels services à ce dernier auraient avantage à porter une attention particulière aux exigences établies dans le Guide.

Services professionnels

Aux termes du Guide, les « services professionnels » sont définis comme étant une vaste catégorie couvrant une gamme de services, y compris, sans s’y limiter, ce qui suit :

• des services d’experts techniques, scientifiques ou professionnels fournis, entre autres, par des avocats, des architectes, des ingénieurs ou des consultants;

• certains services de soins de santé, d’aide sociale et de formation;

• certains services contractuels opérationnels et d’entretien.

Principales considérations 

Le Guide présente les principales considérations à prendre en compte lors des trois étapes du processus d’approvisionnement suivantes : 1) décider s’il y a lieu de passer un contrat de services professionnels; 2) structurer l’approvisionnement en services professionnels; 3) gérer les contrats de services professionnels passés avec des fournisseurs externes.

1. Décider s’il y a lieu de passer un contrat de services professionnels

Le Guide recommande aux gestionnaires de prendre en compte les questions ci-après, entre autres, lorsqu’ils doivent décider s’il y a lieu de passer un contrat de services professionnels :

• Les services souhaités, les capacités, l’expertise ou l’information existent-ils déjà au sein de l’organisation pour répondre aux besoins concernés, ou serait-ce nécessaire d’avoir recours aux services d’un fournisseur tiers indépendant?

• Pendant combien de temps les services sont-ils requis, et la demande justifie-t-elle d’y consacrer des ressources à temps plein?

• Existe-t-il des raisons précises justifiant le recours à des fournisseurs externes, telles que l’urgence, le coût et/ou l’accès aux connaissances et à l’expertise?

2. Structurer l’approvisionnement en services professionnels

Lorsqu’un gestionnaire détermine qu’il serait nécessaire d’avoir recours à des fournisseurs externes de services professionnels, le Guide recommande que ce gestionnaire communique sans tarder avec le spécialiste de l’approvisionnement de son organisation.

Le Guide recommande ensuite au gestionnaire et au spécialiste de l’approvisionnement de prendre en compte les questions ci-après, entre autres, et pour chacune d’elles, de déterminer les moyens s’y rapportant :

• Les services professionnels requis ont-ils été clairement définis (p. ex. les exigences s’y rattachant)?

• Est-il possible de mettre à profit l’information tirée de contrats similaires antérieurs de l’organisation?

• Le respect des lois, des processus, des politiques, des règlements et des ententes applicables peut-il être assuré?

• Les risques peuvent-ils être atténués adéquatement (p. ex. en établissant des « portes de sortie » dans le contrat)?

• L’engagement du gouvernement fédéral envers les entreprises autochtones (p. ex. l’engagement qu’un minimum de 5 % de la valeur totale des contrats fédéraux soit accordé aux entreprises autochtones annuellement) peut-il être honoré?

3. Gérer les contrats de services professionnels

Afin que les gestionnaires soient en mesure de gérer les contrats de services professionnels qu’ils passent, le Guide leur recommande de porter intérêt aux questions ci-après, entre autres, et pour chacune d’elles, de déterminer les moyens s’y rapportant :

• Des mesures sont-elles prises pour s’assurer que toutes les parties au contrat comprennent les modalités de ce dernier?

• Le rendement du fournisseur est-il surveillé et documenté? En est-il de même pour les livrables?

• Les problèmes de rendement sont-ils abordés dans les meilleurs délais?

• Une séparation appropriée avec le fournisseur de services professionnels est-elle maintenue pour éviter d’établir une relation employeur-employé?

• Des mesures d’atténuation des risques ont-elles été établies avec le spécialiste de l’approvisionnement?

Sommaire

Le Guide apporte un complément d’information aux politiques, aux directives et aux lignes directrices fédérales en vigueur pour ce qui est de l’approvisionnement. Comme il ne s’agit pas d’un document exhaustif, les gestionnaires doivent également passer en revue toute politique, directive, ligne directrice et procédure fédérale pertinente, y compris la Directive sur la gestion de l’approvisionnement, et s’y conformer.

Pour s’assurer de l’utilisation efficace du Guide, le gouvernement fédéral effectuera, au besoin, des examens, des évaluations et des audits.

Le Conseil du Trésor du Canada a indiqué qu’il mettra à jour le Guide au cours des deux prochaines années et au besoin par la suite.

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