Les ACVM publient des indications à l’intention des comités d’examen indépendant

Le 21 mars 2024, la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario (la « CVMO ») et l’Autorité des marchés financiers (l’« AMF ») ont publié l’Avis multilatéral 81-337 du personnel des ACVM (l’« Avis »), dans lequel elles rendent les conclusions de leur examen ciblé de l’information continue fournie conformément au Règlement 81-107 sur le comité d’examen indépendant des fonds d’investissement (le « Règlement 81-107 »). Aucune modification au Règlement 81-107 n’est proposée dans l’Avis, ce dernier présentant plutôt des points de vue et des indications réglementaires sur les six éléments qui ont fait l’objet de l’examen, soit : (i) la durée maximale des mandats des membres du comité d’examen indépendant (le « comité »); (ii) les compétences, les aptitudes et le recrutement des membres; (iii) la taille et la diversité du comité; (iv) la rémunération; (v) la portée élargie de l’examen du comité; et (vi) l’information montrant l’influence du comité.

A. Principaux points à retenir

• Les comités devraient « favoriser la rotation continue de leurs membres pour obtenir un nouvel éclairage ». Le personnel de la CVMO et de l’AMF (le « personnel ») estime que les mandats des membres d’un comité devraient être limités à six ans, sauf dans des circonstances particulières. Des renseignements supplémentaires pourraient devoir être fournis pour justifier la prolongation de certains mandats au-delà de six ans.
• Les comités devraient envisager d’imposer des limites fermes à la durée du mandat de leur président.
• Les comités devraient mettre en œuvre des processus de recrutement équitables et transparents qui privilégient les personnes physiques possédant les connaissances et les expériences multiples recherchées.
• Les comités devraient prendre en compte le critère de la diversité dans le choix des membres d’un comité, au-delà des compétences que possèdent les candidats, dans la mesure où la diversité peut conduire à une amélioration du processus décisionnel et de la gouvernance.
• La rémunération des membres d’un comité et le mode de répartition des frais associés au comité entre les différents fonds concernés devraient être communiqués de façon informative et pertinente, et être justifiés en se fondant sur la complexité des questions soumises au comité et l’ampleur des travaux de celui-ci.
• Les gestionnaires de fonds d’investissement (les « gestionnaires ») sont tenus de relever les questions de conflit d’intérêts, et ce faisant, ils devraient adopter une perspective élargie de ce qui constitue un conflit d’intérêts. Les gestionnaires devraient sans cesse accorder une attention particulière à la détermination des nouveaux conflits d’intérêts. Ils pourraient, par exemple, préconiser une approche organisationnelle qui prendrait la forme de réunions tenues régulièrement.
• Les comités devraient fournir dans leur rapport annuel aux porteurs de titres (le « rapport aux porteurs ») de l’information complète, significative et éclairante et y brosser un tableau clair de la portée de leurs activités et de leur influence sur la façon dont les conflits d’intérêts ont été atténués.
• Aucune modification au Règlement 81-107 n’est requise.

B. Constatations, commentaires et points de vue réglementaires

L’Avis explique le contexte et fournit un résumé utile des exigences du Règlement 81-107 ainsi que du rôle du comité. Il réitère le fait qu’un comité n’a pas pour objectif de gérer le fonds à la place du gestionnaire, que la mission du comité consiste plutôt à soutenir le gestionnaire et à évaluer la façon dont celui-ci traite les conflits d’intérêts. Le personnel rappelle de surcroît qu’il incombe au gestionnaire en définitive, et non au comité, de relever et d’atténuer les conflits d’intérêts du fonds d’investissement.

Dans le cadre de leur examen ciblé de l’information continue fournie sur les comités, la CVMO et l’AMF ont étudié les rapports soumis par 24 gestionnaires de fonds d’investissement différents, choisis selon des critères assurant une représentation équitable au chapitre de la taille de la famille et du type de fonds. Les fonds d’investissement visés comprenaient des organismes de placement collectif classiques, des fonds négociés en bourse, des plans de bourses d’études et des fonds alternatifs dont les actifs sous gestion allaient de moins de 1 G$ CA à plus de 100 G$ CA.

(i) Durée du mandat des membres du comité

L’article 3.4 du Règlement 81-107 prévoit que le mandat d’un membre du comité ne peut être inférieur à un an ni supérieur à trois ans. Le Règlement stipule par ailleurs, au paragraphe 4) de l’article 3.3, que la durée maximale des mandats cumulatifs d’un membre ne peut dépasser six ans, à moins que le gestionnaire ne donne son accord. Cette limite imposée à la durée des mandats viserait à renforcer l’indépendance et l’efficacité du comité ainsi qu’à favoriser la rotation régulière des membres, les idées nouvelles et la pluralité des points de vue au sujet de la gestion des conflits d’intérêts.

La plupart des comités visés par l’examen de la CVMO et de l’AMF comptaient au moins un membre qui y siégeait depuis plus de six ans. Les gestionnaires concernés ont fait valoir que ces membres favorisent la stabilité et l’efficacité, car ces derniers possèdent des connaissances approfondies de leurs activités et comprennent leurs processus d’atténuation des conflits d’intérêts.

Indications réglementaires : Un comité devrait « viser la rotation de ses membres […] pour favoriser un nouvel éclairage » afin que les gestionnaires obtiennent d’autres « points de vue indépendants » sur les questions de conflit d’intérêts touchant les fonds d’investissement. Les mandats des membres de comités dont la durée dépasse six ans ne devraient se produire que dans de rares circonstances et ne devraient pas être une pratique courante, car l’efficacité du comité et l’indépendance des points de vue pourraient être mises en doute dans le cas d’un mandat de longue durée, voire compromises. Les comités devraient également envisager d’imposer des limites fermes à la durée du mandat de leur président pour encourager un changement régulier à la direction.

Ces indications concernant le caractère exceptionnel des mandats dont la durée cumulative dépasse six ans excèdent les exigences établies dans le modèle « se conformer ou expliquer » qui s’applique dans le contexte d’un émetteur qui est une société et pour lequel les organismes de réglementation des valeurs mobilières n’ont par ailleurs pas fourni de lignes directrices officielles quant à la durée maximale appropriée des mandats.

(ii) Compétences, aptitudes et recrutement des membres

L’article 3.5 du Règlement 81-107 énonce les critères de nomination à considérer avant de nommer un membre au comité et exige que le gestionnaire et le comité tiennent compte des compétences et des aptitudes que le comité dans son ensemble devrait posséder, ainsi que de celles apportées par les membres actuels et les candidats.

Tous les comités visés par l’examen ont montré que leurs membres possédaient les connaissances, l’expérience, les aptitudes et les compétences requises. Les facteurs que tous les comités ont mentionnés comme étant nécessaires pour que leurs membres puissent s’acquitter de leurs fonctions en tant qu’organisme de surveillance comprennent les connaissances liées aux secteurs de la finance, des valeurs mobilières et des fonds d’investissement ainsi que l’expérience au sein de ces secteurs, les compétences interpersonnelles et analytiques, le professionnalisme et la capacité à se mettre à la place de l’investisseur tout en exprimant une variété d’idées et de points de vue.

Indications réglementaires : Les comités et les gestionnaires devraient veiller à ce que les membres aient des compétences diversifiées. Ils devraient également mettre en œuvre des processus de recrutement équitables et transparents qui privilégient les personnes physiques possédant les connaissances et les expériences multiples recherchées. Enfin, les comités devraient mener le processus de recrutement et ne devraient pas s’appuyer indûment sur les propositions de candidatures du gestionnaire.

Le personnel rappelle de surcroît que l’orientation et la formation continue des membres du comité sont nécessaires pour renforcer les aptitudes et les compétences de ces derniers.

(iii) Taille et diversité du comité

L’article 3.7 du Règlement 81-107 exige que le comité soit composé d’au moins trois membres, mais permet au gestionnaire d’en déterminer la composition de manière à assurer une prise de décision efficace.

Tous les comités visés par l’examen se conformaient à l’obligation concernant le nombre minimal de membres et ont fait savoir que ce nombre favorisait l’efficacité du comité, la diversité de pensée et le bon fonctionnement du processus de vote. Neuf des comités des 24 gestionnaires soumis à l’examen ont signalé des changements à leur composition pendant la période visée, ce qui démontre un roulement certain. La plupart des comités ont souligné que leur efficacité dépendait des compétences spécialisées et diversifiées de leurs membres.

Indications réglementaires : La diversité, au-delà des compétences, devrait constituer un objectif afin de favoriser la pluralité des points de vue. Le personnel croit que la diversité peut améliorer la prise de décisions sur les questions de conflit d’intérêts. À l’heure actuelle, les comités ne sont assujettis à aucune obligation d’information réglementaire en matière de diversité ni à aucune obligation réglementaire précise concernant l’établissement de politiques à cet égard. Les comités sont néanmoins invités à faire en sorte que leur composition soit représentative de la diversité sous toutes ses formes, plus particulièrement celles qui sont pertinentes pour le fonds et ses porteurs.

(iv) Rémunération

L’article 3.8 du Règlement 81-107 permet au gestionnaire de fixer la rémunération initiale du comité au moment de sa mise sur pied et mentionne qu’il incombe au comité de fixer la rémunération de ses membres par la suite. Pour ce faire, le comité doit tenir compte de sa dernière évaluation annuelle de la rémunération de ses membres et des recommandations du gestionnaire. L’article 4.4 exige que le rapport aux porteurs fasse état de la rémunération versée à l’ensemble des membres du comité.

La rémunération des membres des comités visés par l’examen variait largement entre les gestionnaires de différentes tailles en fonction de l’actif géré, la rémunération étant généralement plus élevée chez les gestionnaires qui avaient un actif géré plus important. L’Avis souligne le fait que la plupart des comités ne précisaient pas le mode de répartition de la rémunération entre les fonds, une minorité de comités ayant mentionné que les frais étaient répartis en parts égales entre leurs fonds. Parmi les éléments servant communément à fixer la rémunération, l’Avis note les rapports annuels sectoriels sur la rémunération; la rémunération des autres comités dans le secteur d’activité; la charge de travail des membres du comité et le temps qu’ils consacrent aux activités de celui-ci; la complexité des questions soumises aux membres du comité; les résultats de l’auto-évaluation annuelle du comité; le nombre et la nature des fonds sous la surveillance du comité; l’inflation, la conjoncture économique et la valeur des membres du comité sur le marché; le nombre de réunions tenues ou requises par le comité ou le gestionnaire pour aborder certains conflits d’intérêts; les meilleures pratiques du secteur.

Indications réglementaires : La rémunération du comité devrait être mesurée et justifiée en se fondant sur l’ampleur des travaux du comité et la complexité des questions qui lui sont soumises, et son mode d’établissement devrait être décrit en toute transparence. Bien que l’article 4.4 du Règlement 81-107 n’exige pas que soit indiqué dans le rapport aux porteurs le mode de répartition des frais associés au comité entre les différents fonds concernés, le personnel estime que cette information est utile aux investisseurs, et toute description de la répartition de ces frais, le cas échéant, devrait être informative, pertinente et claire. Par exemple, une déclaration selon laquelle les frais et les dépenses associés au comité sont répartis entre les fonds de « manière juste et équitable » n’est pas informative; idéalement, des termes clairs devraient être utilisés (comme : « en parts égales », « proportionnellement à la valeur liquidative ou en fonction de la complexité du fonds » ou « selon la valeur liquidative du fonds »). Le prospectus d’un fonds devrait par ailleurs présenter une ventilation des frais associés au comité et comporter des déclarations uniformes à celles fournies dans le rapport aux porteurs. Il serait préférable de libeller la rémunération du comité en dollars canadiens aux fins de comparaison avec d’autres comités.

(v) Portée élargie de l’examen du comité

L’article 3.6 du Règlement 81-107 exige qu’un comité adopte une charte, exposant son mandat, ses responsabilités et ses fonctions, ainsi que les politiques et procédures qu’il suivra dans l’exercice de ses fonctions. Le comité doit examiner la façon dont le gestionnaire traite les questions de conflits d’intérêts qui surviennent dans le cadre de l’exploitation d’un fonds et peut se voir confier des fonctions supplémentaires, selon ce qui est convenu avec le gestionnaire.

La plupart des gestionnaires soumis à l’examen ont déclaré avoir reçu des instructions permanentes de leur comité en ce qui concerne des sujets comme le vote par procuration; la répartition des frais ou charges d’exploitation; les opérations entre fonds; les opérations personnelles; les cadeaux, les gratifications et les divertissements; la répartition des possibilités de placement, la répartition des opérations et le regroupement; les activités des porteurs; et les erreurs de valeur liquidative et ajustements.

Tous les comités et les gestionnaires visés par l’examen étaient d’avis que le mandat du comité devrait se limiter aux conflits d’intérêts compte tenu de la complexité, de la vaste étendue et des implications des questions de conflit d’intérêts soumises au comité. Selon eux, les « conflits d’intérêts » sont un sujet suffisamment large pour justifier l’existence du comité.

Indications réglementaires : En vertu du Règlement 81-107, il incombe au gestionnaire de cerner les conflits d’intérêts, d’élaborer et de documenter un plan d’action à ce chapitre ainsi que de soumettre d’éventuels conflits d’intérêts au comité afin d’obtenir des approbations ou des recommandations. Le comité, quant à lui, devrait répondre aux questions de conflit d’intérêts soumises et agir de façon proactive dans le cadre de son examen de celles-ci.

Le gestionnaire est invité à adopter une perspective élargie de ce qui constitue un conflit d’intérêts de nature « opérationnelle » (c’est-à-dire ceux qui ne sont pas expressément encadrés par la législation en valeurs mobilières, sauf par les obligations générales de loyauté et de diligence qui lui incombent). Le personnel encourage une « interprétation large de ce qui peut constituer un conflit d’intérêts de nature « opérationnelle » afin de tirer profit au maximum des observations du comité sur la façon de les atténuer formulées à la suite de son examen ». Une attention particulière devrait sans cesse être portée à la détermination de nouveaux conflits d’intérêts; par exemple, le comité pourrait préconiser une approche organisationnelle qui prendrait entre autres la forme de réunions tenues régulièrement.

En ce qui concerne les conflits d’intérêts de nature « structurelle » (à savoir ceux pour lesquels le gestionnaire a besoin de l’approbation du comité pour aller de l’avant avec l’opération projetée), les gestionnaires sont invités à se renseigner sur les situations où l’approbation du comité ou une dispense discrétionnaire des obligations prévues par la législation en valeurs mobilières est requise. Une telle approbation peut être fournie au cas par cas ou prendre la forme d’une instruction permanente.

Le personnel encourage les gestionnaires à adopter une perspective globale de ce qui constitue une « question de conflit d’intérêts » et note qu’il peut être approprié pour le comité de discuter avec l’autorité en valeurs mobilières de toute question touchant les fonds concernés, notamment dans les cas où ce dernier a conclu ou a des motifs raisonnables de soupçonner qu’il y a eu manquement à la législation en valeurs mobilières. Le personnel souligne toutefois qu’il y a lieu de s’adresser à l’autorité en valeurs mobilières uniquement lorsque nécessaire et non pour des questions sans importance.

(vi) Information montrant l’influence du comité

Le personnel a demandé si une mesure particulière devrait être utilisée ou si de l’information supplémentaire serait nécessaire pour évaluer l’efficacité du comité et son influence sur le traitement des questions de conflit d’intérêts par le gestionnaire. La plupart des comités visés par l’examen jugent que l’information devant être fournie actuellement dans le rapport aux porteurs montre adéquatement leurs travaux et leur influence. Il a néanmoins été avancé qu’il pourrait être bon de présenter également ce qui suit : a) de l’information sur les discussions entre le comité et le gestionnaire; b) une lettre d’accompagnement du président du comité; c) le profil de chaque membre du comité; et d) toute grille utilisée par le comité pour évaluer les compétences et aptitudes actuelles des membres du comité par rapport à celles de membres éventuels.

Indications réglementaires : Les comités devraient veiller à ce que l’information qui figure dans le rapport aux porteurs soit complète, significative et éclairante, et qu’elle brosse un tableau clair de la portée de leurs activités et de leur influence sur la façon dont les conflits d’intérêts du fonds ont été atténués. Par exemple, le rapport pourrait fournir un aperçu des procédures rehaussées qu’a adoptées le gestionnaire à la suite de l’approbation ou de la recommandation du comité.

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