Lignes directrices sur le vote par procuration pour 2019 : points saillants au Canada

À l’approche de la période de sollicitation de procurations, les émetteurs sont invités à se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration respectives d’Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et de Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis »), publiées récemment. Le présent bulletin traite de certaines questions abordées dans les recommandations de politiques sur le vote d’ISS (en anglais seulement), ainsi que dans les lignes directrices sur le vote par procuration et les lignes directrices sur les initiatives des actionnaires de Glass Lewis (toutes deux en anglais également). Ces recommandations et lignes directrices visent les émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour la période de sollicitation de procurations de 2019.

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE

Les agences de conseil en vote ont pour rôle de passer en revue et d’analyser les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires. De plus, elles formulent, pour le compte de leurs clients (habituellement, des investisseurs institutionnels) des recommandations de vote sur ces questions, lesquelles recommandations peuvent exercer une forte influence sur l’orientation d’un vote. Les questions abordées comprennent des questions courantes, telles que la nomination d’auditeurs, ainsi que les courses aux procurations et les opérations d’acquisition d’entreprise complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent résulter d’initiatives de la direction ou de propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote se fondent généralement sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et aux normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales émises par l’agence de conseil en vote pour la période de sollicitation de procurations en vigueur.

MODIFICATIONS APPORTÉES AUX POLITIQUES POUR 2019

Diversité hommes-femmes

Afin d’accroître la représentation des femmes au sein des conseils d’administration et dans les postes de direction, et afin d’exiger que les émetteurs divulguent des politiques détaillées à cet égard, ISS et Glass Lewis ont révisé leurs politiques relatives à la diversité hommes-femmes pour la période de sollicitation de procurations de 2019.

Dans ses lignes directrices de 2018, ISS a indiqué qu’elle émettrait généralement une recommandation d’abstention de vote à l’égard du président du comité des candidatures, ou du président du conseil d’administration s’il n’existe pas de tel comité ou de président d’un tel comité, pour tout émetteur de l’indice composé Standard and Poor’s/Bourse de Toronto (l’« indice composé S&P/TSX ») n’ayant pas divulgué de politique officielle écrite sur la diversité hommes-femmes et ne comptant aucune administratrice au sein de son conseil d’administration. ISS a ajouté que les politiques sur la diversité hommes-femmes de ces émetteurs devraient comprendre un engagement clair vis-à-vis de l’amélioration de la diversité hommes-femmes au sein du conseil d’administration dans un délai raisonnable. Ces politiques devraient également présenter des objectifs et des cibles mesurables à cet effet. De plus, ISS a indiqué qu’elle pourrait recommander aux actionnaires d’un émetteur de s’abstenir de voter à l’élection des administrateurs si l’émetteur a recours à des formules toutes faites ou contradictoires. Avant de formuler une recommandation de vote, ISS examinera aussi l’approche adoptée par l’émetteur pour tenir compte de la diversité hommes-femmes dans les postes de la haute direction. Les lignes directrices d’ISS pour 2019 élargissent la portée de la politique susmentionnée de manière à ce que cette dernière s’applique non seulement aux émetteurs de l’indice composé S&P/TSX, mais également aux autres émetteurs désignés par ISS comme étant « à grand nombre d’actionnaires », selon le nombre de clients d’ISS qui détiennent des titres de tels émetteurs.

Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, Glass Lewis a mis à jour sa politique sur la diversité hommes-femmes au sein des conseils d’administration afin d’indiquer qu’elle émettrait généralement une recommandation d’abstention de vote pour le président du comité des candidatures si l’émetteur ne compte aucune administratrice au sein de son conseil d’administration. De plus, Glass Lewis pourrait recommander de voter contre le président du comité des candidatures si le conseil d’administration n’a pas adopté de politique officielle écrite en matière de diversité. Cependant, un tel manquement par un émetteur pourrait être atténué par le fait que son conseil d’administration soit mixte. Cette recommandation pourrait également viser d’autres membres du comité des candidatures selon divers facteurs, notamment : i) la taille de l’émetteur; ii) le secteur d’activité dans lequel il évolue; et iii) son profil de gouvernance. Cependant, Glass Lewis peut ne pas faire de recommandation d’abstention de vote si l’émetteur fournit une raison valable pour justifier le fait qu’il ne compte aucune femme au sein de son conseil d’administration, ou si l’émetteur ne fait pas partie de l’indice composé S&P/TSX.

Administrateurs participant à un trop grand nombre de conseils d’administration

Comme il avait été annoncé en prévision de la période de sollicitation de procurations de 2018, ISS a de nouveau revu en profondeur ses lignes directrices destinées aux administrateurs d’émetteurs canadiens sur la participation des administrateurs à un trop grand nombre de conseils. Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, ISS émettra généralement une recommandation d’abstention de vote à l’égard de l’élection d’un administrateur si le candidat est chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert et siège à plus de deux conseils d’administration d’émetteurs à capital ouvert externe autres que l’émetteur dont il est chef de la direction (en 2018, la limite était d’un conseil). ISS émettra aussi, de façon générale, une recommandation d’abstention de vote à l’égard de l’élection d’un administrateur pour un candidat qui n’est pas chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert mais qui siège à plus de cinq conseils d’administration d’émetteurs à capital ouvert (en 2018, la limite était de quatre). Dans le cas d’un chef de la direction d’un émetteur à capital ouvert, la recommandation d’abstention de vote ne viserait que les conseils d’administration d’émetteurs externes.

Par conséquent, on a supprimé la règle selon laquelle sera considéré comme ayant participé à un trop grand nombre de conseils l’administrateur affichant un taux d’absentéisme (absences sans motif valable) de plus de 25 % aux réunions de conseil d’administration et de comités tenues au cours de la dernière année. Par ailleurs, ISS note que lorsque le chef de la direction d’un émetteur siège aux conseils de filiales de cet émetteur (filiales dans lesquelles l’émetteur a une participation de plus de 50 %), les conseils de ces filiales seront considérés comme étant des conseils distincts aux fins de la ligne directrice sur la participation à un trop grand nombre de conseils. Cependant, ISS n’émettra pas de recommandation d’abstention de vote pour le chef de la direction siégeant au conseil de la société mère ou d’une des filiales qu’elle contrôle, mais elle pourrait le faire pour le chef de la direction siégeant aux conseils d’entités contrôlées à moins de 50 % par l’émetteur ou siégeant à d’autres conseils que ceux de la société mère et de ses filiales.

Ce changement fait cadrer la politique canadienne d’ISS en matière de participation à un trop grand nombre de conseils avec sa politique américaine en la matière. Tant au Canada qu’aux États-Unis, ISS continuera de recommander l’abstention de vote à l’égard des administrateurs dont le taux d’absentéisme est élevé, que ces administrateurs aient participé ou non à un trop grand nombre de conseils.

Pour 2019, Glass Lewis n’a pas apporté de changements importants à sa ligne directrice sur la participation à un trop grand nombre de conseils. Elle recommandera généralement que les actionnaires s’abstiennent de voter pour un administrateur faisant partie de la haute direction d’un émetteur à capital ouvert et siégeant à plus de deux conseils d’émetteurs à capital ouvert ou pour tout autre administrateur siégeant à plus de cinq conseils d’émetteurs à capital ouvert.

Questions sociales et environnementales

Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, ISS et Glass Lewis ont révisé leurs recommandations de vote respectives à l’égard des propositions d’actionnaires portant sur des questions sociales et environnementales.

ISS avait indiqué précédemment que ses recommandations de vote sur de telles propositions seraient formulées au cas par cas et tiendraient compte de la possibilité que leur mise en œuvre vienne accroître ou protéger la valeur pour les actionnaires. Une telle détermination prenait en compte plusieurs facteurs, notamment si l’émetteur avait déjà répondu de manière adéquate et suffisante aux questions soulevées dans la proposition, et si la demande figurant dans la proposition constituait un fardeau excessif pour l’émetteur. Dans ses lignes directrices pour 2019, ISS clarifie que l’accroissement ou la protection de la valeur pour les actionnaires doit constituer la préoccupation principale, en ajoutant comme facteur à considérer l’existence de controverses, d’amendes, de pénalités ou de litiges importants concernant les pratiques environnementales ou sociales de l’émetteur. Ce critère a notamment été ajouté aux lignes directrices d’ISS dans d’autres pays, y compris les États-Unis, ce qui indique que les investisseurs continuent de s’intéresser aux questions d’ordres social et environnemental et aux politiques des émetteurs qui s’y rapportent.

Dans ses lignes directrices de 2019, Glass Lewis formalise sa méthode d’analyse à l’égard des moyens que prennent les conseils d’administration pour traiter des questions sociales et environnementales. Pour les sociétés à forte capitalisation, Glass Lewis cherche à identifier les administrateurs ou les comités du conseil d’administration qui supervisent les questions sociales et environnementales. Si, au détriment des actionnaires, un émetteur a mal géré certains risques, Glass Lewis peut recommander de voter contre les membres du conseil d’administration qui sont responsables des questions sociales et environnementales. Pour en arriver à une telle décision, Glass Lewis examinera la situation, son incidence sur la valeur pour les actionnaires, et toute réponse de la société en matière de mesures correctives. Si l’on ne peut déterminer avec certitude les administrateurs responsables des questions sociales et environnementales, Glass Lewis peut recommander de voter contre les membres du comité d’audit de l’émetteur en question.

Assemblées d’actionnaires uniquement virtuelles

Glass Lewis a étoffé sa politique sur la tenue d’assemblées d’actionnaires uniquement virtuelles. Elle y clarifie qu’elle peut recommander de voter contre les membres du comité de gouvernance d’un émetteur si ce dernier prévoit tenir une assemblée des actionnaires uniquement virtuelle et ne fournit pas suffisamment d’information garantissant à ses actionnaires qu’ils disposeront des mêmes droits et occasions de participation que s’il s’agissait d’une assemblée en personne. L’information à fournir devrait traiter de la possibilité pour les actionnaires de poser des questions, des procédures pour communiquer ces questions à l’émetteur et du processus utilisé par ce dernier pour y répondre, ainsi que des questions techniques et logistiques.

Autres modifications apportées aux politiques pour 2019

• Candidatures aux postes d’administrateur proposées par des actionnaires contrôlants : ISS peut appuyer, au cas par cas, les candidatures aux postes d’administrateur proposées par un actionnaire contrôlant d’une société si cette dernière répond à certains critères d’indépendance et de gouvernance. Pour la période de sollicitation de procurations de 2019, ISS a clarifié et révisé les critères relatifs aux comités d’audit et de candidatures de sociétés contrôlées, en indiquant que ces comités doivent être composés majoritairement d’administrateurs indépendants ou, outre un administrateur indépendant, d’administrateurs liés à l’actionnaire contrôlant (en 2018, ces comités devaient être composés majoritairement soit d’administrateurs indépendants, soit d’administrateurs liés qui sont indépendants de la direction). Bien que Glass Lewis prévoie certaines exceptions permettant aux actionnaires importants ou à leurs représentants désignés de siéger aux comités de rémunération, de candidatures et/ou de gouvernance d’une société, ces exceptions ne s’appliquent pas aux membres des comités d’audit, aux membres de la direction et aux personnes liées à la direction souhaitant être nommés au comité de rémunération d’une société.

• Rémunération des hauts dirigeants : Glass Lewis a étoffé sa politique en matière de rémunération des hauts dirigeants relativement aux paiements et arrangements contractuels, à l’octroi d’attributions initiales (« front-loaded awards ») et aux dispositions en matière de recouvrement et de récupération. Les paiements contractuels, y compris leur justification, doivent être divulgués clairement, tandis que les primes de départ et les primes à la signature qui sont excessives peuvent donner lieu à une recommandation de vote défavorable. Glass Lewis recommande d’éviter l’octroi d’attributions initiales et, dans le cadre de son évaluation, prendra en compte le montant, la conception et la justification de telles attributions. Glass Lewis appuie l’utilisation de dispositions en matière de recouvrement et de récupération, et le caractère approprié des modalités d’une disposition de récupération ou de recouvrement peut avoir une incidence sur la perception d’ensemble du régime de rémunération d’un émetteur. Glass Lewis a également annoncé qu’elle entamerait, pour 2019, un examen plus détaillé des dispositions de récupération et de recouvrement, y compris les déclencheurs de remboursement et la portée d’application de telles dispositions.

• Compétences du conseil : Glass Lewis inclura désormais des matrices de compétences des conseils d’administration dans ses analyses des candidats aux postes d’administrateurs de sociétés figurant dans l’indice S&P/TSX 60. Ces matrices auront pour but d’aider les clients de Glass Lewis à évaluer les compétences des administrateurs des émetteurs visés et à repérer toute lacune potentielle.

• Ratification des auditeurs : Glass Lewis a codifié des facteurs additionnels permettant d’examiner les propositions de ratification des auditeurs, notamment le mandat de l’auditeur, toute tendance à réaliser des audits inexacts, et tout litige ou événement en cours mettant en cause l’efficacité de l’auditeur. Ces facteurs peuvent contribuer à une recommandation contre la reconduction du mandat d’un auditeur.

• Indemnisation des administrateurs et dirigeants : Glass Lewis a clarifié son approche relativement à l’indemnisation des administrateurs et des dirigeants pour la période de sollicitation de procurations de 2019. Bien qu’elle soutienne que les administrateurs et les dirigeants doivent être tenus de respecter les normes les plus strictes dans l’exercice de leurs fonctions, elle note qu’une certaine protection en matière de responsabilité est considérée raisonnable pour assurer une prise de risque efficace et mesurée dans le meilleur intérêt des actionnaires.

RÈGLEMENTS PROPOSÉS AUX FINS DE LA LCSA RÉVISION DE LA LCSA

Les émetteurs qui sont des sociétés de régime fédéral doivent noter que les modifications proposées à la Loi canadienne sur les sociétés par actions (la « LCSA ») faisant partie du projet de loi C-25 auront d’importantes répercussions sur les exigences en matière de gouvernance, notamment la diversité hommes-femmes au sein du conseil d’administration, l’élection des administrateurs et les systèmes d’avis et d’accès pour la communication avec les actionnaires. Pour en savoir davantage, consultez notre Bulletin Blakes de janvier 2017 intitulé Les règlements proposés aux fins de la révision de la LCSA servent de cadre aux changements proposés dans le projet de loi C-25. Le projet de loi C-25 a reçu la sanction royale le 1^er mai 2018, mais bon nombre de modifications importantes qui y figurent ne sont pas encore entrées en vigueur.

Pour en savoir davantage, communiquez avec :

Howard Levine                          514-982-4005
Matthew Merkley                       416-863-3328
Patrick Severide                        416-863-2641
Galen Miller                               416-863-4173

ou un autre membre de notre groupe Marchés des capitaux.