Nouvelle année, nouvelle politique de l’ARC relative aux retenues sur la paie des employés à distance

L’Agence du revenu du Canada (l’« ARC ») a adopté une nouvelle politique administrative (la « nouvelle politique administrative ») qui est entrée en vigueur le 1^er janvier 2024. La nouvelle politique administrative permet de déterminer la province ou le territoire d’emploi (la « province d’emploi ») aux fins des retenues sur la paie des employés qui travaillent à distance aux termes d’une entente de travail à distance à temps plein. Plus précisément, la nouvelle politique administrative aide à déterminer la province d’emploi pour les besoins du calcul des déductions au titre de l’impôt sur le revenu, du Régime de pensions du Canada (« RPC »), du Régime de rentes du Québec (« RRQ »), de l’assurance-emploi (l’« AE ») et du Régime québécois d’assurance parentale (« RQAP »). Pour ce qui est de toutes les autres déductions, y compris, le cas échéant, au titre de l’impôt-santé des employeurs en Ontario, la nouvelle politique administrative n’a aucune incidence sur les règles établies dans les lois respectives applicables.

Un résumé de la nouvelle politique administrative est présenté ci-après.

But de la détermination de la province d’emploi

Lorsqu’un employeur verse des revenus d’emploi, comme des traitements, des salaires ou des commissions, la province d’emploi de l’employé doit être déterminée de manière à ce que les retenues appropriées soient prélevées aux fins de l’impôt sur le revenu, du RPC/RRQ, de l’AE et du RQAP. 

Pour déterminer la province d’emploi, il faut d’abord établir si l’employé se présente au travail à un établissement de l’employeur (soit physiquement, soit, comme il est décrit ci-après, du fait qu’il est considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur »). Si l’employé travaille au Canada, mais ne se présente pas au travail à un établissement de l’employeur, la province d’emploi est la province ou le territoire où est situé l’établissement de l’employeur à partir duquel le salaire de cet employé est versé. En règle générale, il s’agit de l’emplacement du service de paie de l’employeur ou des documents de paie ou de l’établissement qui engage réellement la dépense aux fins de la déclaration T2.

Établissement de l’employeur

Pour les retenues au titre de l’impôt sur le revenu, du RPC et de l’AE (comme il est mentionné au troisième paragraphe de la nouvelle politique administrative), l’ARC note qu’un établissement de l’employeur est un emplacement ou un local au Canada que l’employeur possède ou loue où des employés se présentent au travail ou d’où ils reçoivent leur paie. Il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse d’un lieu physique permanent; il peut s’agir d’un emplacement physique temporaire comme un chantier de construction.

L’ARC précise également que le bureau à domicile d’un employé n’est généralement pas considéré comme un établissement de l’employeur. Toutefois, il existe certaines situations dans lesquelles le bureau à domicile d’un employé sera considéré comme un établissement de l’employeur, notamment lorsque l’employé a l’autorité de passer des contrats au nom de l’employeur ou lorsque l’employé dispose d’un stock de marchandises appartenant à l’employeur qu’il utilise pour exécuter régulièrement les commandes reçues.

Nouvelle politique administrative – Travailleurs à distance

Si un employé réside au Canada pendant une année entière, celui-ci est considéré comme se présentant au travail à un établissement de l’employeur si l’une des conditions suivantes est remplie :

1. l’employé se présente physiquement au travail dans un établissement de l’employeur et il n’y a pas de temps minimum dont dispose l’employé pour se présenter à cet endroit;
    
2. lorsqu’une « entente de travail à distance à temps plein » a été conclue, l’employé peut raisonnablement être considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur ».

Entente de travail à distance à temps plein

L’ARC considère généralement qu’une entente de travail à distance à temps plein existe entre un employeur et un employé lorsque les dispositions suivantes sont prises :

• l’entente est temporaire ou permanente;
• l’employeur demande ou permet à l’employé d’exécuter ses tâches à distance à temps plein (100 %);
• les tâches de l’emploi doivent être exécutées à un ou à plusieurs endroits qui ne sont pas des établissements de l’employeur.

L’employeur et l’employé doivent être en mesure de justifier la conclusion d’une entente de travail à distance à temps plein.

Si une entente de travail à distance à temps plein a été conclue, la nouvelle politique administrative s’applique et il est alors nécessaire de déterminer si l’employé est raisonnablement considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur ». Si aucune entente de travail à distance à temps plein n’a été conclue, la nouvelle politique administrative ne s’applique pas.

Avoir un lieu de travail désigné de l’employeur

La nouvelle politique administrative précise que pour déterminer si un employé est raisonnablement considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur », un examen des faits doit être effectué.

Le principal indicateur permettant de déterminer si un employé peut raisonnablement être considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur » consiste à savoir si l’employé se présenterait physiquement au travail pour exercer les fonctions liées à son emploi dans cet établissement, s’il n’y avait pas eu d’entente de travail à distance à temps plein. Si un employé s’est présenté physiquement à un établissement de l’employeur immédiatement avant de conclure une entente de travail à distance à temps plein, la nouvelle politique administrative indique que cet établissement est celui qui serait raisonnablement considéré comme son lieu de travail désigné de l’employeur (à moins que la situation de cet employé ou la nature de ses fonctions n’ait changé).

Les indicateurs secondaires suivants peuvent aider à déterminer l’établissement de l’employeur où un employé, s’il n’y avait pas eu d’entente de travail à distance à temps plein, se présenterait pour exercer ses fonctions :

1. l’établissement où l’employé assiste ou assisterait à des réunions en personne, peu importe le type de communication;
2. l’établissement où l’employé reçoit ou recevrait des documents ou de l’équipement liés au travail, ou des instructions et de l’aide connexes;
3. l’établissement où l’employé se présente ou viendrait en personne pour recevoir des instructions de son employeur concernant ses fonctions, peu importe le type de communication;
4. l’établissement qui est responsable de l’employé ou le supervise, comme cela est indiqué dans les ententes contractuelles entre l’employeur et l’employé;
5. l’établissement dont l’employé relèverait selon la nature des fonctions qu’il exerce.

En règle générale, tous les indicateurs susmentionnés doivent être examinés ensemble pour déterminer si l’employé est raisonnablement considéré comme « ayant un lieu de travail désigné de l’employeur ».

Pour être considérée comme « raisonnable » par l’ARC, la détermination du lieu de travail désigné d’un employé doit se faire en fonction des indicateurs susmentionnés et doit être appuyée par les faits propres à la situation d’emploi de l’employé. Il n’est pas jugé raisonnable de déterminer qu’un employé a un lieu de travail désigné de l’employeur dans le but d’éviter les retenues à la source ou les cotisations de l’employeur dans une province ou un territoire.

Un employé peut raisonnablement être considéré comme ayant plus d’un lieu de travail désigné de l’employeur. Dans un tel cas, les mêmes indicateurs devraient être utilisés pour déterminer avec quel établissement l’employé peut raisonnablement être considéré comme ayant des liens plus étroits.

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