Lignes directrices sur le vote par procuration pour 2021 : points saillants au Canada

À l’approche de la prochaine période de sollicitation de procurations, les émetteurs sont invités à se familiariser avec les lignes directrices canadiennes en matière de vote par procuration respectives d’Institutional Shareholder Services Inc. (« ISS ») et de Glass Lewis & Co. (« Glass Lewis ») récemment publiées. Le présent bulletin traite de certaines questions abordées dans les recommandations de politique en matière d’analyse comparative actuelle d’ISS, ainsi que dans les lignes directrices sur le vote par procuration et les lignes directrices sur les initiatives des actionnaires de Glass Lewis, respectivement. Ces recommandations et lignes directrices visent les émetteurs inscrits à la cote de la Bourse de Toronto (la « TSX ») pour la période de sollicitation de procurations de 2021.

RÔLE DES AGENCES DE CONSEIL EN VOTE

Les agences de conseil en vote ont pour rôle de passer en revue et d’analyser les questions soumises à l’examen aux assemblées des actionnaires. De plus, elles formulent, pour le compte de leurs clients (habituellement, des investisseurs institutionnels), des recommandations de vote sur ces questions, lesquelles recommandations peuvent exercer une forte influence sur l’orientation d’un vote. Les questions abordées comprennent des questions courantes, comme la nomination d’auditeurs, ainsi que les courses aux procurations et les opérations d’acquisition d’entreprise complexes nécessitant un vote. En outre, ces questions peuvent résulter d’initiatives de la direction ou de propositions d’actionnaires. Les recommandations de vote se fondent généralement sur la conformité de l’émetteur aux pratiques et aux normes en matière de gouvernance contenues dans les lignes directrices générales émises par l’agence de conseil en vote pour la période de sollicitation de procurations en vigueur.

MODIFICATIONS APPORTÉES AUX POLITIQUES

Diversité de genre au sein des conseils

Pour la période de sollicitation de procurations de 2021, comme ce fut le cas pour la période de 2020, ISS recommande généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs (ou pour le président du conseil en l’absence d’un tel comité ou de président d’un tel comité) d’émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX et d’émetteurs à grand nombre d’actionnaires inscrits à la cote de la TSX (selon le nombre de clients d’ISS qui détiennent des titres de tels émetteurs) si : (i) l’émetteur n’a pas divulgué de politique écrite formelle en matière de diversité de genre comprenant des objectifs et/ou des cibles mesurables démontrant son engagement ferme envers l’augmentation de la diversité de genre au sein de son conseil dans un délai raisonnable; et si (ii) l’émetteur ne compte aucune femme au sein de son conseil.

Toutefois, pour la période de sollicitation de procurations de 2021, ISS a supprimé de ses lignes directrices en matière de vote les commentaires qui indiquaient auparavant que pour formuler ses recommandations de vote, elle prendrait en considération l’approche adoptée par l’émetteur pour tenir compte de la diversité hommes-femmes dans les postes de la haute direction, ainsi que les objectifs, les cibles ou les programmes et les procédés déclarés visant à accroître la présence des femmes dans les rôles de hauts dirigeants, ainsi que la façon dont l’émetteur entendait vérifier les résultats de ces programmes et procédés. En outre, pour la période de sollicitation de procurations de 2021, les émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX ne peuvent plus se prévaloir des exceptions prévues à l’égard de la politique sur la diversité de genre d’ISS en ce qui concerne : (i) les émetteurs cotés en bourse pendant l’exercice en cours ou l’exercice précédent; (ii) les émetteurs qui sont passés de la Bourse de croissance TSX à la Bourse de Toronto pendant l’exercice en cours ou l’exercice précédent; et (iii) les émetteurs qui comptent quatre administrateurs ou moins. Les exceptions continueront d’être offertes aux émetteurs à grand nombre d’actionnaires désignés par ISS.

En outre, à compter de février 2022 pour les émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX, ISS a modifié ses lignes directrices sur le vote de sorte qu’elle recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs (ou pour le président du conseil en l’absence d’un tel comité ou de président d’un tel comité) lorsque (i) les femmes composent moins de 30 % du conseil d’administration; et que (ii) (A) l’émetteur n’a pas divulgué de politique écrite formelle en matière de diversité de genre; ou (B) la politique écrite formelle en matière de diversité de genre de l’émetteur ne comprend pas un engagement à atteindre une proportion d’au moins 30 % de femmes au sein du conseil dans un délai raisonnable. Dans ses lignes directrices sur le vote mises à jour, ISS a souligné le rôle vital que les émetteurs faisant partie de l’indice composé S&P/TSX jouent en tant que chefs de file du marché dans le processus visant à augmenter la représentation des femmes au sein des conseils d’administration et de la direction des sociétés.

En résumé, ISS recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs (ou pour le président du conseil en l’absence d’un tel comité ou de président d’un tel comité) si :

Pour la période de sollicitation de procurations de 2021, comme ce fut le cas pour la période de 2020, Glass Lewis recommande généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs au conseil d’émetteurs qui ne comptent aucune femme membre de leur conseil et qui n’ont pas fourni d’explication suffisante ni divulgué de plan pour remédier au manque de diversité au sein de leur conseil. Toutefois, contrairement à 2020, les lignes directrices sur le vote de Glass Lewis ne prévoient plus une telle conséquence lorsque le conseil d’un émetteur n’a pas adopté de politique formelle en matière de diversité et que des préoccupations ont été soulevées quant à la diversité de genre au sein du conseil. Dorénavant, Glass Lewis considérera plutôt que l’existence d’une politique en matière de diversité rédigée de façon claire et dotée de cibles précises ou d’information sur l’échéancier relatif à l’augmentation du nombre de femmes au conseil pourrait constituer un facteur atténuant dans la formulation de ses recommandations de vote.

À partir de 2021 également, Glass Lewis fera état de ses préoccupations à l’égard des conseils auxquels siègent moins de deux femmes et, dès le 1^er janvier 2022, elle recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs lorsque le conseil de l’émetteur compte plus de six membres, mais que moins de deux femmes y siègent. Dans le cas des conseils comptant six administrateurs ou moins, Glass Lewis exigera généralement, comme pour la période de sollicitation de procurations de 2020, qu’au moins une femme y siège.

En résumé, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité responsable des mises en candidature aux postes d’administrateurs au conseil si :

Propositions relatives aux clauses d’élection de for

ISS a mis à jour ses lignes directrices de 2021 afin de codifier l’approche actuellement adoptée pour formuler des recommandations de vote à l’égard de propositions concernant des dispositions de règlement administratif portant sur l’élection de for exclusive en cas de différends entre actionnaires (p. ex., les actions dérivées). Tentant de trouver le juste équilibre entre les avantages conceptuels de telles dispositions et les effets défavorables possibles de celles-ci sur les droits des actionnaires, ISS déclare qu’elle formulera des recommandations de vote au cas par cas en ce qui a trait aux propositions d’émetteurs visant l’adoption d’un règlement administratif comprenant une clause d’élection de for ou la modification d’un règlement administratif en vue d’ajouter une telle clause, en tenant compte des aspects suivants :

1. le territoire de constitution de l’émetteur;

2. les motifs invoqués par le conseil pour adopter cette disposition;

3. les recours juridiques assujettis à cette disposition;

4. la preuve que l’émetteur a déjà subi un préjudice du fait qu’un actionnaire a exercé un recours contre l’émetteur dans un autre territoire que le territoire de constitution;

5. les dispositions en matière de gouvernance de l’émetteur et les droits des actionnaires;

6. toute autre disposition qu’ISS juge préoccupante en ce qui concerne les droits des actionnaires.

Pour 2021, Glass Lewis n’a pas révisé ses lignes directrices sur le vote par procuration quant à la question des propositions en vue d’adopter des clauses d’élection de for. Glass Lewis continue de croire que les dispositions limitant le choix du tribunal par l’actionnaire ne sont pas dans l’intérêt fondamental des actionnaires et que l’approbation de ces derniers devrait donc être obtenue pour l’adoption de ce type de disposition. Lorsque les émetteurs n’ont pas demandé l’approbation des actionnaires, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de voter en faveur d’une proposition exigeant que l’émetteur révoque la clause d’élection de for, à moins que l’émetteur ne réussisse à la convaincre du bien-fondé de cette disposition en présentant notamment les avantages de celle-ci pour les actionnaires ainsi que des preuves d’abus de procédure judiciaire dans d’autres ressorts non privilégiés.

Questions environnementales et sociales

Soulignant qu’une surveillance insuffisante des questions environnementales et sociales importantes peut créer des risques juridiques, financiers, réglementaires et réputationnels directs pouvant nuire aux intérêts des actionnaires, Glass Lewis a révisé ses lignes directrices de 2021 sur le vote par procuration comme suit :

• dans le cas des émetteurs faisant partie de l’indice S&P/TSX 60 qui n’auront pas fourni d’information claire à propos de la surveillance exercée par le conseil sur les questions environnementales et/ou sociales, Glass Lewis fera dorénavant état de préoccupations à ce sujet dans ses rapports sur le vote de 2021 et, pour ce qui est des assemblées des actionnaires tenues après le 1^er janvier 2022, elle recommandera aux actionnaires de s’abstenir de voter pour l’élection du président du comité de gouvernance de ces émetteurs;

• dans les cas où un émetteur n’a pas géré ou atténué adéquatement les risques environnementaux ou sociaux au détriment de la valeur pour les actionnaires, ou lorsque cette mauvaise gestion a menacé la valeur pour les actionnaires, Glass Lewis pourrait dorénavant recommander aux actionnaires de s’abstenir de voter pour les membres du conseil qui sont responsables de la surveillance des questions environnementales et sociales (ou en l’absence d’une surveillance explicite de ces questions par le conseil, pour les membres du comité d’audit).

Si Glass Lewis estime important que les conseils d’administration exercent une surveillance sur les questions environnementales et sociales, elle reconnaît également que cette surveillance peut être exercée par des administrateurs précis, l’ensemble du conseil, un comité distinct ou de façon combinée avec les responsabilités d’un comité clé.

Glass Lewis a également révisé ses lignes directrices sur le vote par procuration portant sur les initiatives des actionnaires relativement à diverses questions environnementales et sociales.

Bien qu’ISS n’ait pas révisé ses lignes directrices sur le vote par procuration portant sur les questions environnementales et sociales pour la période de sollicitation de procurations de 2021, dansdes circonstances extraordinaires, elle recommandera aux actionnaires de s’abstenir de voter pour des administrateurs qui ont exercé une surveillance inadéquate des risques liés aux questions environnementales et sociales, dont la question des changements climatiques.

Questions relatives aux comités des conseils d’administration

Glass Lewis a mis à jour ses lignes directrices sur le vote par procuration en 2021 afin de prévoir un examen plus poussé de l’expertise professionnelle des comités d’audit, lesquels devraient compter au moins un membre ayant de l’expérience à titre de comptable professionnel agréé, de chef des finances ou de contrôleur d’entreprise ayant une expérience similaire ou encore une expérience significative indéniable dans la surveillance de ces fonctions à titre de membre de la haute direction. Glass Lewis a établi cette norme dans l’intention que celle-ci soit sensiblement plus rigoureuse que l’exigence relative aux « compétences financières » des Autorités canadiennes en valeurs mobilières contenue dans le Règlement 52-110 sur le comité d’audit, et qu’elle se rapproche de celle appliquée par la Securities and Exchange Commission des États-Unis à l’égard des experts financiers des comités d’audit. Dorénavant, Glass Lewis se dira préoccupée par toute lacune dans l’expérience professionnelle des membres des comités d’audit dans ses rapports. Toutefois, pour ce qui est de 2021, elle s’abstiendra généralement de formuler des recommandations uniquement fondées sur cet aspect, à moins que d’autres sujets de préoccupation ne soient soulevés quant à la performance du comité d’audit d’un émetteur. 

Comme le laissaient présager ses lignes directrices sur le vote par procuration en 2020, dorénavant, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité d’audit si ce comité ne s’est pas réuni au moins quatre fois pendant l’année. De plus, Glass Lewis recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité de gouvernance lorsque le nombre de réunions tenues au cours du dernier exercice n’est pas communiqué.

Pour 2021, Glass Lewis a également révisé ses lignes directrices sur le vote par procuration pour indiquer qu’elle recommandera généralement aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité de mises en candidature si, alors qu’il existe d’autres préoccupations en matière de gouvernance ou quant à la performance du conseil, la durée moyenne du mandat des administrateurs non-membres de la direction est de dix ans ou plus et qu’aucun nouvel administrateur indépendant ne s’est joint au conseil de l’émetteur depuis les cinq dernières années.

Les lignes directrices sur le vote par procuration en 2021 de Glass Lewis prévoient également que dorénavant le bien-fondé de la réélection des membres du comité de rémunération à l’assemblée des actionnaires sera particulièrement scruté à la loupe dans le cas des conseils d’émetteurs qui ne proposent pas aux actionnaires un vote consultatif sur la question de la rémunération des membres de la direction.

Rémunération et COVID-19

De façon générale, ISS et Glass Lewis n’ont pas révisé leurs lignes directrices sur le vote par procuration en 2021 afin de tenir compte de différentes questions relatives à la rémunération (p. ex., la modification des paramètres ou des changements apportés aux objectifs ou aux cibles, la révision du prix des options (ou une annulation et un nouvel octroi), les attributions de maintien en fonction liées à la COVID-19 et d’autres attributions non récurrentes) à la lumière des répercussions de la pandémie de COVID-19. 

Toutefois, Glass Lewis a révisé ses lignes directrices sur le vote par procuration portant plus généralement sur la rémunération et les mesures prises par des émetteurs en raison de la pandémie, notamment des mises à jour concernant les incitatifs à court terme (p. ex., tout changement significatif apporté à la structure du programme devrait être bien expliqué), les incitatifs à long terme (p. ex., en dehors de circonstances exceptionnelles, les décisions de réduire considérablement ou de supprimer des attributions fondées sur le rendement seront généralement mal vues, et le fondement de tout rajustement apporté aux paramètres ou aux résultats devra être expliqué de façon claire, comme devrait l’être tout rajustement à la hausse discrétionnaire et tout changement important apporté à la structure d’un programme fondé sur le rendement), la révision du prix d’options (p. ex., la révision peut être acceptable si des tendances macroéconomiques ou sectorielles, plutôt que des préoccupations propres à l’émetteur, entraînent une baisse marquée de la valeur des actions et que la révision du prix des options devient nécessaire pour motiver et fidéliser les employés, à la condition que les membres de la direction et du conseil d’administration ne puissent profiter de la révision du prix des options, qu’une preuve convaincante de la nécessité d’une révision du prix est fournie et que les exigences applicables à l’acquisition des options échangées ou dont le prix a été révisé sont reportées de plus d’un an).

Pour en savoir davantage au sujet des attentes des agences de conseil en vote relativement aux approches adoptées par les émetteurs canadiens pour les questions de rémunération à la lumière de la pandémie de COVID-19, la FAQ sur la rémunération des dirigeants canadiens d’ISS pour 2021 renvoie aux politiques sur la rémunération des dirigeants américains et à la FAQ sur la pandémie de COVID-19 d’ISS, tandis que Glass Lewis a fourni ses propres directives sur diverses questions touchées par la pandémie, notamment la question de la rémunération. À l’approche de la période de sollicitation des procurations de 2021, une attention particulière devrait être consacrée à ces documents, ainsi qu’à toute directive subséquente ou additionnelle publiée par les agences de conseil en vote.

Autres changements aux politiques pour 2021

• Exigences de préavis pour les nominations d’administrateurs. ISS a modifié ses lignes directrices sur le vote par procuration afin de supprimer de sa liste des aspects problématiques dans les exigences de préavis les dispositions visant les demandes de divulgation allant au-delà de ce qui est nécessaire pour déterminer les compétences, l’expérience pertinente, l’actionnariat ou la participation avec droit de vote dans la société des candidats aux postes d’administrateurs, ou l’indépendance de ceux-ci, comme s’il s’agissait de candidats à des postes de direction. Toutefois, ISS continue de considérer que les dispositions relatives aux demandes de divulgation sont problématiques si leur portée dépasse l’information requise dans une circulaire de sollicitation de procurations de dissidents ou va au-delà de ce que la loi ou un règlement exige. En outre, ISS continue de s’opposer à l’ajout de stipulations selon lesquelles l’émetteur n’est pas tenu d’inclure des éléments d’information fournis par des candidats à des postes d’administrateurs présentés par des dissidents ou des actionnaires qui nomment des administrateurs dans des communications d’actionnaires, y compris les circulaires de sollicitation de procurations.

• Administrateurs indépendants dans le contexte d’un actionnaire majoritaire. Glass Lewis a clarifié ses lignes directrices sur le vote par procuration afin de préciser qu’elle considérera que les membres du conseil d’un émetteur sont des administrateurs du même groupe si ceux-ci sont, ou ont été au cours des trois dernières années, des employés d’actionnaires importants ou des personnes expressément désignées par ces actionnaires.

• Compétences du conseil. Glass Lewis peut dorénavant recommander aux actionnaires de s’abstenir de voter pour le président du comité de mises en candidature si le conseil n’a pas réglé des problèmes majeurs dans sa composition, y compris la composition, la diversité des compétences et l’expérience des membres du conseil qui ne font pas partie de la direction de l’émetteur.

• Divulgation déficiente. Soulignant que l’information divulguée par l’émetteur est un élément vital pour évaluer les pratiques de gouvernance et la performance des membres du conseil, Glass Lewis adoptera désormais une politique de vote plus stricte à l’égard des émetteurs dont les lignes directrices en matière de communication de l’information sont déficientes, imprécises, dépassées ou contradictoires, et tiendra le président du comité de gouvernance responsable de la déficience des pratiques de communication de l’information. Dans son évaluation, Glass Lewis se penchera sur la qualité et la clarté de l’information divulguée par les sociétés constituées sous le régime fédéral (LCSA) en ce qui concerne le taux de représentation des « groupes désignés » au chapitre de la diversité au conseil et à la haute direction.

• Modification des documents constitutifs. Glass Lewis pourrait dorénavant recommander aux actionnaires de voter contre des propositions visant à modifier les statuts constitutifs d’un émetteur si un résumé clair des modifications ou un exemplaire des statuts constitutifs comparant la version initiale et la version modifiée n’est pas fourni, et si l’information divulguée est tellement vague qu’il n’est pas possible de déterminer toute la portée des changements proposés.

• Changement de territoire de constitution. Lorsque les actionnaires sont appelés à voter sur une proposition de changement du territoire de constitution d’un émetteur, Glass Lewis s’attend maintenant à ce qu’une comparaison des différences importantes entre les deux territoires soit présentée aux actionnaires afin de permettre à ceux-ci de prendre une décision éclairée tenant compte des avantages, des désavantages et de l’incidence globale que ce changement aurait sur la gouvernance de l’émetteur et les droits des actionnaires.

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