Politique sur la surveillance électronique des employés en Ontario : nouvelles obligations pour les employeurs

Plus tôt cette année, nous avons publié un bulletin au sujet de la présentation du projet de loi 88, Loi de 2022 visant à œuvrer pour les travailleurs, auprès de l’Assemblée législative de l’Ontario. Le projet de loi visait notamment à modifier la Loi de 2000 sur les normes d’emploi (la « LNE ») de façon à exiger que les employeurs ayant 25 employés ou plus aient une politique écrite sur la surveillance électronique des employés (la « Politique »). Le projet de loi 88 a été adopté depuis, et les modifications instaurant les exigences relatives à la Politique sont maintenant en vigueur.

Le présent bulletin relève les principaux points à retenir pour les employeurs en ce qui a trait à leur nouvelle obligation.

QUI EST TENU D’ADOPTER UNE TELLE POLITIQUE?

Les employeurs en Ontario qui ont 25 employés ou plus sont tenus de mettre en place une telle Politique.

QUAND LA POLITIQUE DOIT-ELLE ÊTRE MISE EN PLACE?

Pour l’année 2022, les employeurs de l’Ontario comptant 25 employés ou plus au 1^er janvier 2022 doivent avoir adopté une telle Politique depuis le 11 octobre 2022. Les employeurs concernés doivent par ailleurs fournir une copie écrite de la Politique à leurs employés au plus tard le 10 novembre 2022.

À compter de 2023, les employeurs en Ontario comptant 25 employés ou plus au 1^er janvier de chaque année devront veiller à avoir une telle Politique en place au plus tard le 1^er mars de la même année.

QUELS TRAVAILLEURS DOIVENT ÊTRE INCLUS DANS LE COMPTE POUR DÉTERMINER SI LE CRITÈRE DE « 25 EMPLOYÉS OU PLUS » EST REMPLI?

Les employeurs en Ontario doivent inclure dans le compte de leurs employés tous les travailleurs à leur service en Ontario pour déterminer s’ils atteignent le seuil des 25 employés ou plus. Cela comprend les employés à temps partiel, les employés mis à pied (tant que la relation d’emploi n’a pas été résiliée ou rompue) ainsi que les employés en congé autorisé. Les employeurs qui ont plusieurs emplacements en Ontario doivent inclure les employés de chacun de ces emplacements dans leur nombre total d’employés.

Les employés qui travaillent à distance à l’extérieur de l’Ontario pour un employeur situé en Ontario ne devraient pas être inclus dans le nombre total d’employés de cet employeur.

QUE DOIT COMPRENDRE LA POLITIQUE?

La Politique de l’employeur doit contenir au moins les renseignements ci-après.

1. Une déclaration indiquant si l’employeur procède à une surveillance électronique des employés. Si l’employeur ne surveille pas électroniquement ses employés, la Politique doit expressément le stipuler.

2. Une description des moyens utilisés par l’employeur pour surveiller électroniquement les employés. La surveillance électronique englobe toutes les formes de surveillance des employés réalisées par voie électronique. Par exemple, un employeur pourrait signaler dans la Politique qu’il surveille les sites Web que consultent ses employés à l’aide des ordinateurs de l’entreprise ou qu’il suit les déplacements de ses employés au travail au moyen de la carte-clé de ceux-ci.

3. Une description des circonstances dans lesquelles l’employeur peut surveiller électroniquement les employés. Par exemple, un employeur qui surveille électroniquement les sites Web consultés par ses employés pourrait indiquer dans la Politique qu’il peut surveiller l’utilisation d’Internet par ses employés à tout moment.

4. Les raisons pour lesquelles les renseignements obtenus grâce à la surveillance électronique peuvent être utilisés par l’employeur. Par exemple, un employeur qui surveille les sites Web consultés par ses employés pourrait mentionner dans la Politique qu’il surveille l’utilisation d’Internet par ses employés pour s’assurer que ces derniers travaillent avec efficacité ou qu’ils utilisent leur équipement de travail de façon appropriée. Conformément à la LNE, il est entendu que les exigences relatives à la Politique n’ont pas pour effet de porter atteinte à la capacité de l’employeur d’utiliser les renseignements obtenus au moyen de la surveillance électronique de ses employés.

5. La date à laquelle la politique a été préparée et la date à laquelle toute modification a été apportée à la politique. Ces dates doivent être indiquées clairement dans la politique.

OBLIGATIONS EN MATIÈRE DE DÉCLARATION ET DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

Les employeurs doivent conserver une copie écrite de la Politique pendant trois ans après que la Politique cesse d’être en vigueur.

Les employeurs concernés doivent fournir une copie écrite de la Politique à leurs employés dans les 30 jours civils qui suivent (1) le jour où l’employeur est tenu de mettre la Politique en place; ou (2) la modification de la Politique, le cas échéant.

Les employeurs doivent également fournir une copie écrite de la Politique à tout nouvel employé dans les 30 jours civils suivant le jour auquel la personne devient un employé de l’employeur.

DATES IMPORTANTES

• Depuis le 11 octobre 2022, les employeurs ayant 25 employés ou plus en Ontario au 1^er janvier 2022 doivent s’assurer d’avoir mis en place une politique sur la surveillance électronique des employés qui contient au moins les renseignements dont il a été question précédemment.

• D’ici le 10 novembre 2022, les employeurs doivent avoir fourni une copie écrite de la Politique à leurs employés.

• À compter de 2023, le 1^er janvier de chaque année, les employeurs devront évaluer le nombre de travailleurs qu’ils emploient en Ontario afin de déterminer s’ils ont besoin de mettre en place une politique sur la surveillance électronique des employés. Si un employeur établit qu’il doit adopter une telle Politique et qu’il n’était pas visé par cette exigence auparavant, il doit fournir une copie écrite de la Politique à ses employés au plus tard le 1^er mars de la même année.

Pour en savoir davantage, communiquez avec un membre de notre groupe Travail et emploi.