Des amendes totalisant plus de 1 G$ US infligées récemment aux États-Unis dans le cadre d’une série de règlements liés à des manquements aux exigences relatives à la tenue de documents rappellent aux maisons de courtage canadiennes l’importance de surveiller les différents canaux de communication utilisés par leur personnel.
La Securities and Exchange Commission des États-Unis (la « SEC ») a annoncé dernièrement avoir conclu des règlements avec diverses maisons de courtage qui avaient failli à leurs obligations en matière de tenue de documents, n’ayant pas fait en sorte de conserver des copies des messages envoyés par leurs employés à partir de leurs appareils personnels. Les intimés ont accepté de payer des amendes allant de 10 M$ US à 125 M$ US chacun, pour un total de plus de 1 G$ US. Les amendes imposées par la SEC visaient en fait des professionnels du secteur des valeurs mobilières, dont des spécialistes de services de banque d’investissement ainsi que des négociateurs d’actions et de titres de créance qui échangeaient des messages de nature professionnelle par messagerie texte privée ou par l’intermédiaire de plateformes de messagerie instantanée, lesquels échanges n’étaient pas approuvés ni enregistrés par leur organisation. Ces sociétés ont donc manqué aux obligations qui leur incombent en matière de tenue de documents en vertu de la législation américaine sur les valeurs mobilières. Il convient de souligner qu’aucun acte fautif en ce qui a trait aux communications elles-mêmes n’était visé par les règlements, ni aucune allégation d’inconduite dans les marchés ni aucun préjudice potentiel causé aux clients, par exemple. Seul le fait que les communications n’étaient pas autorisées constituait un fondement suffisant pour imposer des sanctions et des amendes importantes, sans qu’aucune autre faute n’ait été commise.
Les intervenants sur le marché des valeurs mobilières au Canada devraient prendre bonne note des règlements conclus aux États-Unis. Bien que les autorités canadiennes n’aient pas, à ce jour, engagé de procédures d’application de la loi à grande échelle uniquement fondées sur l’utilisation de canaux de communication non approuvés, il ne fait aucun doute à la suite des récentes modifications apportées aux lois canadiennes sur les valeurs mobilières que les participants au marché au Canada sont assujettis à des exigences semblables à celles établies par la SEC en ce qui a trait à la tenue de documents. Ceux-ci s’exposent donc à une responsabilité réglementaire similaire. Les modifications apportées à l’article 19 de la Loi sur les valeurs mobilières de l’Ontario ont notamment élargi la liste des personnes responsables de tenir les livres, dossiers et autres documents requis, puis ordonné la production de document attestant de la conformité au droit ontarien des valeurs mobilières. Les lois sur les valeurs mobilières respectives de l’Alberta et de la Colombie-Britannique, ainsi que le Règlement 31-103 (lequel s’applique d’un océan à l’autre au Canada), renferment également de vastes exigences en matière de tenue de dossiers à l’intention des sociétés inscrites. Une maison de courtage qui ne se conforme pas à ces obligations en matière de tenue de documents s’expose à de lourdes sanctions pécuniaires pouvant aller jusqu’à 1 M$ CA par infraction dans la plupart des provinces et territoires.
La tenue de documents pour ce qui est des communications numériques continuera probablement de retenir l’attention des organismes de réglementation des deux côtés de la frontière dans l’avenir, en particulier en ce qui concerne l’établissement et la surveillance des canaux de communication approuvés par les sociétés réglementées. Les participants au marché au Canada devraient être conscients de la possibilité de faire l’objet de procédures d’application de la loi fondées uniquement sur des manquements aux exigences en matière de tenue de documents, que ces infractions soient ou non liées à d’autres inconduites présumées. Les règlements conclus par la SEC indiquent clairement que le fait de tenir des documents de façon appropriée (en s’assurant notamment que toutes les formes de communication liées aux activités de la société soient enregistrées et accessibles par les systèmes de l’entreprise) est une nécessité en soi pour s’assurer de respecter la réglementation, et non simplement une condition préalable pour empêcher d’autres types d’inconduite.
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